Conditions générales

Article 1 : Champ d’application

Sauf autorisation ou communication écrite et explicite de Clearfacts SRL contenant une quelconque disposition contractuelle dérogatoire ou complémentaire, seules les conditions énoncées ci-dessous s’appliquent à toutes les relations commerciales entre Clearfacts SRL, ayant son siège social à 2800 Mechelen, Motstraat 30 et dont le numéro d’entreprise est 0539.930.110 (ci-après “Clearfacts”) et ses clients. Par le simple fait de traiter ou de commander des services ou commandes à Clearfacts, le contractant (“Client”) accepte l’applicabilité des présentes conditions générales et renonce à ses propres conditions générales.

Sauf confirmation formelle de Clearfacts, les présentes conditions générales prévalent sur toutes les conditions générales du Client, même si elles n’ont pas été explicitement rejetées par Clearfacts.

En cas de conflit entre différents documents, le bon de commande (“Bon de commande”) ou l’accord spécifique avec Clearfacts prévaudra sur les présentes conditions générales et les présentes conditions générales prévaudront sur tous les autres documents.

Article 2 : Acceptation des conditions générales

En souscrivant au service Clearfacts, le Client déclare, avant de conclure un accord avec Clearfacts, avoir lu et accepté les présentes conditions générales (“Contrat”).

Article 3 : Service Clearfacts

3.1 Plateforme SAAS Clearfacts

Clearfacts est un logiciel proposé sur Internet en tant que service en ligne sur un site web. Clearfacts est concédé sous licence aux comptables, aux cabinets comptables et aux consultants (fiscaux). Clearfacts conclut un contrat de licence SAAS avec ces parties.

Clearfacts automatise et optimise la communication et l’interaction entre les comptables/experts-comptables et leurs clients respectifs, qui sont également des utilisateurs de Clearfacts (ci-après dénommés collectivement “l’Utilisateur”). En outre, des services et des fonctionnalités supplémentaires sont offerts et mis à la disposition des Utilisateurs par le biais de la plateforme Clearfacts.

Clearfacts n’est pas un logiciel de comptabilité et aucune garantie expresse ou implicite n’est donnée quant à son adéquation, sa qualité marchande ou sa fiabilité à des fins comptables spécifiques, telles que la conformité fiscale, la gestion financière ou d’autres fins.

3.2 Kyte – Module Facturation

Clearfacts propose, parmi ses services, le module ‘Kyte’, un module de facturation conçu pour les indépendants et les petites entreprises. Ce module permet aux Utilisateurs de rédiger et d’émettre des factures de vente électroniques de manière intégrée à partir de leur compte Clearfacts.

Kyte est disponible dans le portail Client de Clearfacts en tant que module optionnel pour ses Utilisateurs.

Pour l’envoi des factures, Kyte utilise le canal Peppol (Pan-European Public Procurement Online), un réseau sécurisé permettant l’envoi de documents commerciaux numériques (tels que les factures émises par Kyte) entre les parties et les applications logicielles qu’elles utilisent. Cela garantit que les factures puissent être correctement lues par les logiciels du monde entier et qu’elles puissent être traitées de manière largement automatisée.

Seules les factures électroniques sont envoyées via le réseau Peppol. Contrairement aux factures en format PDF, qui sont quant à eux des fichiers XML entièrement numériques, préparés conformément à la norme UBL (Universal Business Language), une norme internationale pour les documents commerciaux.

Article 4 : Informations et offres

Les spécifications techniques et toutes les informations contenues dans les supports écrits ou électroniques sont fournies à titre indicatif et peuvent être modifiées de temps à autre. La simple communication de prix, de tarifs et de conditions générales ne constitue pas en soi une offre, ni aucun engagement de la part de Clearfacts.

Tous les prix et tarifs facturés par Clearfacts s’entendent hors taxes et redevances belges ou étrangères de toute nature. Ces taxes et redevances restent à la charge du Client. Sauf stipulation expresse contraire, les offres sont valables pour une période de quatorze (14) jours. Une offre ne porte que sur les services et commandes qui y sont décrits. Toute prestation ou mission supplémentaire fera l’objet d’un accord écrit préalable entre les parties. Les commandes et services n’engagent Clearfacts que lorsqu’ils sont demandés par le Client par écrit et que ces commandes et services sont expressément acceptés par Clearfacts.

Article 5 : Annulation

En cas d’annulation de tout ou partie de la commande et des services, le Client sera redevable d’une indemnité forfaitaire égale à 20% sur la totalité de la commande, augmentée des frais déjà effectivement supportés ou inévitablement à supporter par Clearfacts.

Article 6 : Période de livraison et délais d’exécution de la commande

Les dates de livraison et les délais d’exécution de la commande sont donnés à titre indicatif et ne sont jamais contraignants.

Même si les parties ont expressément convenu que les dates de livraison et les délais d’exécution de la commande sont contraignants, Clearfacts ne peut être tenue responsable des retards de livraison ou d’exécution en cas de Force Majeure (telle que définie ci-dessous).

Article 7 : Force Majeure

Ni le Client ni Clearfacts ne seront responsables des dommages causés par l’inexécution ou le retard dans l’exécution des obligations résultant d’un cas de force majeure, y compris les maladies, les épidémies, les guerres, les émeutes, le terrorisme, les attentats, les grèves, les conflits sociaux, les accidents, les incendies, les inondations et les pannes de télécommunication (“Force Majeure”).

La disponibilité de la plateforme Clearfacts et de ses différents modules peut être suspendue en cas de Force Majeure. L’interruption et ses conséquences ne donneront en aucun cas droit à une indemnisation. Clearfacts s’efforcera d’informer ses Clients de tout défaut dans un délai raisonnable et d’une manière jugée appropriée par Clearfacts.

Clearfacts fournira également des efforts raisonnables pour limiter la durée de ces interruptions.

L’incapacité financière du Client n’est jamais considérée comme un cas de Force Majeure.

Si, en raison d’un cas de Force Majeure, la disponibilité de la plateforme Clearfacts ou de ses différents modules est interrompue pendant une période de plus de trente (30) jours consécutifs, chaque partie peut décider de résilier le Contrat relatif au produit ou service affecté par le cas de Force Majeure, moyennant un préavis de quinze (15) jours. La résiliation doit être effectuée conformément à l’article 17.

Article 8 : Obligations des parties

8.1 Obligations du Client

Le Client est responsable de l’encadrement des Utilisateurs. Cela comprend la fourniture d’informations sur les trucs et astuces concernant l’utilisation et les évolutions de la plateforme Clearfacts, tels que fournis par Clearfacts.

Clearfacts propose sa plateforme Clearfacts sur la base d’une “utilisation raisonnable”, c’est-à-dire qu’en principe, elle ne limite pas la charge du système et du réseau causée par le Client. Toutefois, Clearfacts se réserve le droit de prendre des mesures en cas d’utilisation excessive, c’est-à-dire une utilisation significativement plus élevée que celle d’un client moyen de la plateforme Clearfacts. Cette mesure signifie que le(s) Utilisateur(s) qui provoque(nt) systématiquement une utilisation excessive se verr(a)(ont) refuser (temporairement) l’accès à la plateforme Clearfacts. Cette mesure ne sera prise qu’après que le Client ait été informé de l’utilisation excessive par l’un de ses Utilisateurs.

Le Client prendra des mesures pour mettre fin à la charge excessive du système et/ou du réseau dès qu’il en sera informé par Clearfacts. Conformément à l’article 19, Clearfacts est en droit de suspendre la plateforme Clearfacts et/ou toute autre obligation à exécuter en vertu du Contrat en cas de charge excessive persistante du système et/ou du réseau et après avoir mis le Client en demeure par écrit.

Le Client ou un Utilisateur n’est pas autorisé à utiliser la plateforme Clearfacts d’une manière susceptible de causer des dommages à la plateforme Clearfacts, à Clearfacts et/ou à des tiers, ou de provoquer une interruption de la disponibilité.

Le Client veillera à ce que ses Utilisateurs traitent les données de connexion Clearfacts avec soin.

Le Client garantit Clearfacts contre toute réclamation de tiers et/ou de ses Utilisateurs, fondée sur des actes du Client en violation des conditions d’utilisation, qui ne sont en aucun cas liés à la configuration, au paramétrage ou au fonctionnement de la plateforme Clearfacts, ni directement imputables à un acte ou à une omission de la part de Clearfacts.

Le Client et ses Utilisateurs s’engagent à ne pas utiliser Clearfacts à des fins illégales ou d’une manière illégale, trompeuse ou nuisible pour la plateforme Clearfacts, Clearfacts ou des tiers.

Le Client et ses Utilisateurs ne peuvent traiter aucun contenu (i) qui soit de quelque manière que ce soit illégal, diffamatoire, injurieux ou menaçant ; (ii) qu’ils ne sont pas autorisés à traiter en vertu d’une loi ou de relations contractuelles ou fiduciaires ; (iii) qui viole les droits d’un tiers, y compris, mais sans s’y limiter, les droits de propriété intellectuelle et les secrets commerciaux.

Le Client ne peut accorder l’accès à la plateforme Clearfacts à d’autres personnes que ses Utilisateurs de la plate- forme Clearfacts et garantit que ses Utilisateurs se conforment au présent article 8.

Le Client et ses Utilisateurs achètent eux-mêmes le matériel et les logiciels nécessaires pour accéder à la plateforme Clearfacts. Le Client et ses Utilisateurs sont seuls responsables du choix et du bon fonctionnement de l’équipement (matériel et logiciel).

Les documents et données restent la propriété exclusive du Client et de ses Utilisateurs, qui garantissent à Clearfacts qu’ils disposent de tous les droits nécessaires pour que Clearfacts puisse avoir accès à ces documents et données aux fins prévues dans le Contrat.

8.2 Obligations de Clearfacts

Les parties reconnaissent que toutes les obligations de Clearfacts en vertu du présent Contrat ne sont pas des obligations de résultat, mais des obligations de moyens.

Clearfacts prend des mesures commercialement raisonnables pour assurer la continuité du service sur la plateforme Clearfacts.

Clearfacts assurera la disponibilité en utilisant tous les moyens nécessaires et raisonnables auxquels elle peut avoir recours. En cas d’incident, Clearfacts fournit les procédures nécessaires pour réagir en temps utile et résoudre l’incident dès que possible.

Le statut et la communication autour de la disponibilité sont suivis de manière centralisée et transparente par Clearfacts via http://status.clearfacts.be.

Clearfacts s’engage à effectuer des mises à jour entraînant des temps d’arrêt uniquement entre 22 heures et 6 heures du matin, pour un total maximum de 4 heures par mois. Des exceptions peuvent être faites d’un commun accord. En cas de problème, le Client contactera le service d’assistance de Clearfacts selon les coordonnées disponibles sur le site web www.clearfacts.be.

Article 9 : Factures, paiement, compensation et intérêts

L’utilisation des services de Clearfacts sera facturée au tarif applicable tel qu’indiqué dans le Bon de commande (et tel que modifié de temps à autre).

Les factures de Clearfacts sont envoyées mensuellement par voie électronique, sauf si une disposition différente est expressément convenue entre les parties dans le Bon de commande.

Les montants doivent être payés au comptant dans les quatorze (14) jours suivant la date de la facture, sauf si une disposition différente est expressément convenue entre les parties dans le Bon de commande.

En cas de non-paiement des factures dans le délai imparti, un intérêt de retard d’un pour cent (1 %) par mois sera dû de plein droit et sans mise en demeure préalable à compter de la date d’échéance de la facture.

Le paiement intégral et ponctuel de toutes les factures dues par le Client est une disposition essentielle du Contrat. En cas de non-paiement, une indemnité forfaitaire s’élevant à 10 % du montant de la facture, avec un minimum de 125 EUR, sera due de plein droit et sans mise en demeure préalable à titre de dommages et intérêts. Ceci sans préjudice du droit de Clearfacts à des dommages-intérêts plus importants si ceux-ci sont prouvés.

Ni les réclamations relatives à la qualité du service, au délai d’exécution et aux prix et tarifs pratiqués, ni aucune autre réclamation ne suspendent l’obligation de paiement dans le chef du Client. Sauf dérogation dans le cadre d’une convention particulière, aucune note de crédit ne sera payée par Clearfacts qu’après règlement de toutes les factures émises au nom du Client.

Sous réserve du respect des modalités prévues à l’article 19, si le Client n’effectue pas les paiements convenus, Clearfacts peut soit :

suspendre le Contrat ;
résilier le Contrat, si le retard de paiement est supérieur à deux (2)

Cette suspension et/ou résiliation ne peut donner lieu à aucun dédommagement dans le chef du Client. Toutes les créances en cours deviennent alors immédiatement exigibles.

Article 10 : Indexation et variations de prix

Les parties conviennent d’appliquer un mécanisme d’indexation des prix basé sur l’indice Agoria publié mensuellement. Clearfacts a le droit d’appliquer cette indexation des prix à ses tarifs une fois par an (en janvier), en utilisant la formule suivante :

Nouveau prix = Prix en vigueur * {0,2 + 0,8 (Indice Agoria actuel) / (Indice Agoria de base)}

dans lequel :

le Prix en vigueur : le prix d’un produit ou d’un service spécifique tel qu’il est en vigueur au moment de l’indexation ;
l’Indice Agoria actuel : l’Indice Agoria applicable deux mois avant la date d’indexation ;
l’Indice Agoria de base : l’Indice Agoria applicable le mois précédant le mois au cours duquel le Prix en vigueur applicable a été ajustée pour la dernière

Au cas où l’indice Agoria ne serait plus publié ou subirait une modification substantielle de son contenu et de sa forme, un indice comparable sera proposé en consultation avec le Client.

Les modifications et indexations tarifaires seront effectuées conformément à la procédure mentionnée à l’article 11.

Article 11 : Amendements

11.1 Compte tenu de la nature des services fournis par Clearfacts et du développement des services et des produits, Clearfacts se réserve le droit de modifier (i) les services, (ii) le présent Contrat ou (iii) ses prix et tarifs de temps à autre, moyennant une notification préalable au Client deux (2) mois avant l’entrée en vigueur de ces modifications. En cas de modification, le Client en est informé par écrit conformément à l’article 17. Si le Client n’est pas d’accord avec les modifications apportées par Clearfacts, il aura la possibilité de mettre fin à sa relation contractuelle avec Clearfacts sans frais, en envoyant une notification écrite à Clearfacts dans les deux (2) mois suivant la notification des modifications envisagées. Si le Client ne fait pas usage de cette possibilité de résiliation dans le délai susmentionné, il sera réputé avoir accepté lesdites modifications.

11.2 Dans le cadre de l’évolution des technologies, Clearfacts peut, de temps à autre, fournir des mises à jour ou des mises à niveau des services Clearfacts qui, sans que cette liste ne soit exhaustive, peuvent inclure des corrections d’erreurs, des modifications, des améliorations, des déploiements de logiciels, (“Mise à Niveau”). Le Client reconnaît et accepte que les Mises à Niveau sont par nature des modifications, des améliorations et/ou des extensions des services Clearfacts et que, par conséquent, des fonctionnalités peuvent être modifiées ou supprimées de la version remplacée. Il est de la seule responsabilité du Client de s’assurer que toute Mise à Niveau est adaptée à l’usage prévu et fonctionne avec le matériel, les logiciels et les données du Client.

Clearfacts n’assume aucune responsabilité pour les dommages ou les réclamations liés au fait que le Client n’utilise pas la version la plus récente de la Mise à Niveau mise à sa disposition ou qu’il n’intègre pas ou n’installe pas les corrections mises à sa disposition dans la Mise à Niveau. Clearfacts ne sera pas responsable des coûts supplémentaires que le Client pourrait encourir en raison de l’absence d’installation d’une telle Mises à Niveau.

Article 12 : Droits de propriété intellectuelle

Clearfacts garantit qu’elle détient tous les droits nécessaires relatifs au service Clearfacts, y compris tous les droits relatifs au logiciel informatique sous-jacent.

Le présent Contrat ne transfère pas la propriété des droits de propriété intellectuelle au Client et à ses Utilisateurs. Les droits de propriété intellectuelle restent entièrement la propriété de Clearfacts et de ses fournisseurs.

Les droits de propriété intellectuelle préexistants sur les données, documents, données et métadonnées traités par le Client et ses Utilisateurs par l’intermédiaire de Clearfacts restent la propriété du Client et de ses Utilisateurs dans la mesure où ils n’entrent pas en conflit avec les droits de propriété intellectuelle de Clearfacts ou de ses fournisseurs. Clearfacts se voit accorder une licence sur ceux-ci dans la mesure nécessaire à l’exercice du droit d’utilisation.

Le Client et ses Utilisateurs notifieront immédiatement à Clearfacts toute violation de la plateforme Clearfacts ou de tout autre droit de propriété intellectuelle de Clearfacts dont ils auraient connaissance.

Aux fins du présent article, on entend par droits de propriété intellectuelle tous les droits de propriété intellectuelle, y compris, mais sans s’y limiter, les droits de brevet, les droits d’auteur, les droits sur le savoir-faire, les droits voisins, les droits de marque, les droits sur les dessins et modèles, les droits sur les noms de domaine, les droits sur les bases de données, les droits sur les logiciels et les programmes d’ordinateur et tout autre droit sui generis.

Article 13 : Protection des données

13.1 Définitions

13.1.1 “Données à Caractère Personnel” a le sens qui lui est donné dans le RGPD. Les types de Données à Caractère Personnel traitées sont décrits ci-dessous.

13.1.2 “Données à Caractère Personnel Sensibles” désigne les Données à Caractère Personnel révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou l’appartenance syndicale, les Données à Caractère Personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions, ainsi que les données génétiques, les données biométriques, les données concernant la santé et les données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique. Les types de Données à Caractère Personnel Sensibles traitées (le cas échéant) sont décrits ci-dessous.

13.1.3 “DPD” signifie “Délégué à la Protection des Données” et a le sens qui lui est donnée dans le RGPD.

13.1.4 “Mesures Techniques et Organisationnelles” signifie les mesures visant à protéger les Données à Caractère Personnel contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès accidentels, non autorisés et illégaux.

13.1.5 “Personne Concernée” désigne toute personne physique identifiée ou identifiable dont les Données à Caractère Personnel font l’objet d’un Traitement. Les principales catégories de Personnes Concernées sont décrites ci-dessous.

13.1.6 “Responsable du Traitement” a le sens qui lui est donné dans le RGPD.

13.1.7 “RGPD” signifie le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

13.1.8 “Sous-Traitant” a le sens qui lui est donné dans le RGPD.

13.1.9 “Autre Sous-Traitant” désigne tout Sous-Traitent engagé par Clearfacts pour recevoir, du Client (directement ou indirectement), des Données à Caractère Personnel destinées à des activités de Traitement.

13.1.10 “Traiter”, “Traitée” ou “Traitement” ont le sens qui leur est donné dans le RGPD. La nature et la finalité du Traitement ainsi que les activités de Traitement sont décrites ci-dessous.

13.2 Dans le cadre de la fourniture des services, Clearfacts Traitera des Données à Caractère Personnel. À ce titre, Clearfacts agit en qualité de Sous-Traitant et le Client en qualité de Responsable du Traitement.

13.3 Dans le cadre des services, Clearfacts sera également amenée à Traiter des Données à Caractère Personnel en qualité de Responsable du Traitement (indépendant), notamment pour assurer la sécurité et la continuité du service, maintenir des relations commerciales ou remplir ses obligations légales.

Ces activités de Traitement sont décrites dans l’Avis de Confidentialité publié sur le site web https://www.clearfacts.be/fr/declaration-confidentialite/. Le Client reconnaît que ce Traitement est nécessaire à la fourniture du service et qu’il est effectué indépendamment de ses instructions.

13.4 Les activités de Traitement (y compris les périodes de conservation) effectuées par Clearfacts en tant que Sous-Traitant du Client sont décrites comme suit. Celles-ci constitueront les instructions de Traitement fournies par le Client:

13.4.1 Objet du Traitement

Les données à caractère personnel Traitées concernent les sujets suivants:
Maintenance et mise à disposition de l’application Clearfacts
Facilitation de la facturation du Client
Administration des accès à l’application Clearfacts
Administration des accès au module de facturation
Migration de dossiers

13.4.2 Nature et finalité du Traitement

Les Données à Caractère Personnel Traitées ont trait aux objectifs suivants :

Gérer les accès accordés à l’application Clearfacts et au module de facturation.
Fournir une application de téléchargement, de reconnaissance et de validation de documents.
Fournir une solution de facturation aux Clients utilisant l’application Clearfacts
Permettre aux clients des comptables de migrer leurs données Clearfacts d’un ancien à un nouveau comptable

13.4.3 Types de Données à Caractère Personnel

Les Données à Caractère Personnel Traitées concernent les types de données suivants pour les deux finalités énumérées ci-dessus :

Données d’identification : nom et titre, adresse électronique professionnelle ou personnelle, numéro de téléphone, adresse IP
Données techniques : accès accordés
Données d’identification : nom, adresse électronique professionnelle ou personnelle, mots de passe
Informations financières : Numéro IBAN, fournisseur(s) de services financiers, nom de la société, numéro de TVA, forme juridique, fichiers CODA (facultatif), fichiers SEPA (facultatif)
Caractéristiques personnelles : adresse du domicile ou du lieu de travail
Informations sur la facture : nom de la contrepartie, date de la facture, montants, numéro de la facture, date d’échéance du paiement, communication, numéro TVA de la contrepartie, numéro IBAN de la contrepartie.
Données relatives à la sécurité : journaux de sécurité, connexion et activité, et user-agent du navigateur internet utilisé.

13.4.4 Données Personnelles Sensibles

Les données personnelles sensibles traitées (le cas échéant) couvrent les types de données suivants :

Aucun

13.4.5 Catégories de Personnes Concernées

Les Données à Caractère Personnel Traitées concernent les catégories de Personnes Concernées suivantes:

Comptables
Clients des comptables
Contreparties de ces clients

13.4.6 Autres Sous-Traitants agréés

Les Données à Caractère Personnel Traitées concernent les catégories de Personnes Concernées suivantes:

AWS (Allemagne et Irlande) : fournit l’hébergement du service
IxorDocs (Allemagne) : fournit la fonctionnalité OCR

13.4.7 Localisation du Traitement

Les Données à Caractère Personnel Traitées par le Sous-Traitant et les Autres Sous-Traitants seront Traitées dans les pays suivants :

Belgique
Allemagne
Irlande

13.4.8 Période de conservation des données

Les Données à Caractère Personnel Traitées seront conservées pendant la durée suivante:

Maintenance et mise à disposition de l’application Clearfacts et du module de facturation : durée du contrat avec l’expert-comptable ou jusqu’à ce que les accès soient supprimés.
Administration des accès à l’application Clearfacts et au module de facturation : 10 ans après la fin du contrat entre le Client et Clearfacts.
Migration des dossiers : durée du contrat avec l’expert-comptable ou jusqu’à la suppression des accès.

13.4.9 Coordonnées du Délégué à la Protection des Données (DPD)

privacy@isabelgroup.eu

13.5 Droits et obligations des parties

13.5.1 Clearfacts, lorsqu’elle agit en qualité de Sous-Traitant, ne traitera les Données à Caractère Personnel que sur base des instructions documentées du Client ou conformément à la loi applicable. Le Client garantit que toutes les instructions qu’il peut donner à Clearfacts seront légales. Clearfacts n’assumera, et aucun Autre Sous-Traitant de Clearfacts (le cas échéant) n’assumera, aucune obligation concernant les Données à Caractère Personnel du Client et/ou des utilisateurs finaux ou l’utilisation des services autre que celle requise par le Contrat et la loi applicable.

13.5.2 Clearfacts, lorsqu’elle agit en qualité de Sous-Traitant, informera le Client si ses instructions enfreignent le

13.5.3 Le Client doit, lorsqu’il agit en qualité de Responsable du Traitement et comme requis, fournir une notification suffisante et obtenir un consentement et une autorisation suffisants de la part de toutes les Personnes Concernées afin de permettre le Traitement de leurs Données à Caractère Personnel par Clearfacts et tout Autre Sous-Traitant de Clearfacts (le cas échéant) aux fins prévues par le présent Contrat et à toute autre fin autorisée par le RGPD et la loi applicable.

13.5.4 Le Client garantit Clearfacts et chacun de ses Autres Sous-Traitants contre toute réclamation d’une Personne Concernée dont les Données à Caractère Personnel sont Traitées en vertu du Contrat, découlant du non-respect par le Client de ses obligations en vertu de Contrat, du RGPD ou de la législation en vigueur.

13.5.5 Clearfacts prend les Mesures Techniques et Organisationnelles appropriées telles que visées à l’article 32 du RGPD pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque.

13.5.6 Clearfacts veillera à ce que les personnes traitant les Données à Caractère Personnel soient tenues à la confidentialité par contrat ou soient soumises à une obligation légale de confidentialité appropriée.

13.5.7 Clearfacts, lorsqu’elle agit en tant que Sous-traitant et dans la mesure requise par le RGPD et en tenant compte de la nature du Traitement et des informations disponibles, aidera le Client à :

respecter les obligations résultant des articles 32 à 36 du RGPD ; et
répondre à une Personne Concernée qui cherche à exercer ses droits en vertu du RGPD.

Le Client remboursera Clearfacts pour les services rendus dans le cadre de l’assistance fournie conformément aux sections ‘i’ et ‘ii’ ci-dessus selon les tarifs de Clearfacts en vigueur ou les tarifs convenus dans le Bon de Commande conclu entre Clearfacts et le Client pour ces services.

13.5.8 Le Client a le droit de contrôler le respect par Clearfacts des conditions du présent accord sur le traitement des données. Pendant les heures de bureau normales, et moyennant un préavis de quinze (15) jours, le Client ou ses représentants autorisés peuvent inspecter les installations et équipements de Clearfacts, ainsi que toute information ou tout matériel en la possession, la garde ou le contrôle de Clearfacts, se rapportant de quelque manière que ce soit aux obligations de Clearfacts en vertu du présent accord sur le traitement des données. Le Client et ses agents doivent garder confidentielles toutes les informations apprises au cours d’un audit. Clearfacts se réserve le droit de demander aux auditeurs externes de signer un accord de confidentialité approprié. Clearfacts n’est pas tenue de donner au Client ou à ses agents l’accès à des informations exclusives ou confidentielles concernant ses autres clients. Ces audits ne doivent pas interrompre les activités de Clearfacts et doivent être menés de manière à ne pas compromettre l’intégrité des données de Clearfacts, des données de ses autres clients ou la sécurité du système.

13.5.9 Le Client doit défendre et indemniser Clearfacts et chacun de ses Autres Sous-Traitants (le cas échéant) contre toute réclamation d’une Personne Concernée dont les Données à Caractère Personnel sont Traitées dans le cadre du Contrat et découlant du non-respect par le Client de ses obligations en vertu ou découlant du Contrat, du présent accord sur le traitement des données du RGPD ou de la loi applicable.

13.5.10 Lorsque le Contrat prend fin ou expire, Clearfacts, au choix du Client, supprimera ou retournera dans les trois (3) mois suivant la résiliation ou l’expiration du Contrat toutes les Données à Caractère Personnel au Client et supprimera les copies existantes, à moins que le stockage des Données à Caractère Personnel ne soit exigé par la loi.

13.5.11 Clearfacts a le droit d’anonymiser les Données à Caractère Personnel qui peuvent être soumises à Clearfacts dans le cadre du Contrat, c’est-à-dire de mettre ces données sous une forme, par agrégation ou autre, telle qu’elles ne constituent plus des Données à Caractère Personnel. En ce qui concerne les données que Clearfacts rend anonymes, Clearfacts (et chacun des affiliés de Clearfacts) dispose d’une licence et d’un droit libres de redevances, mondiaux, perpétuels, irrévocables, sous-licenciables et transférables d’utiliser, copier, transmettre, traiter, afficher, publier, commercialiser et/ou créer des œuvres dérivées de quelque manière et à quelque fin que ce soit (y compris, sans limitation, pour développer et étendre leurs produits, services et connaissances respectifs).

13.6 Sous-Traitement

13.6.1 Le Client autorise et permet à Clearfacts d’engager d’Autres Sous-Traitants en tant que sous-traitants secondaires (le cas échéant), tel que décrit ci-dessus, pour traiter les données à caractère personnel dans le cadre des

13.6.2 L’engagement d’un Autre Sous-Traitant est soumis à un contrat écrit imposant les mêmes obligations en matière de protection des données que celles énoncées dans le présent Contrat.

13.6.3 Clearfacts informera le Client de toute modification envisagée concernant l’ajout ou le remplacement de Sous-Traitants. Le Client peut s’opposer à ces changements sur la base d’une justification fondée communiquée par écrit à Clearfacts dans les quinze (15) jours suivant la notification par Clearfacts des changements proposés.

13.6.4 Si le Client s’oppose raisonnablement (et toujours par écrit) à l’utilisation d’un Sous-Traitant proposé, Clearfacts s’efforcera de recommander une autre modification commercialement raisonnable pour l’utilisation des services concernés par le

Article 14. Confidentialité

Clearfacts reconnaît que les informations transmises par l’Utilisateur dans le cadre du service ainsi que les données transmises et utilisées par l’Utilisateur par l’intermédiaire de Clearfacts sont confidentielles (“Informations confidentielles”). Clearfacts s’engage à ne pas modifier ou utiliser les informations confidentielles à d’autres fins et pour d’autres objets que ceux convenus.

Clearfacts prend toutes les mesures matérielles, électroniques et de gestion appropriées afin de protéger les données personnelles et non personnelles (de l’entreprise) des Utilisateurs du service contre tout accès non autorisé.

Article 15 : Acceptation

Les commandes et les services sont automatiquement acceptés à moins que le Client ne communique par écrit (conformément à l’article 17) dans les dix (10) jours ouvrables ses réclamations et/ou remarques concernant les commandes ou les services exécutés. Toute facture est considérée comme acceptée si elle n’a pas été expressément contestée dans les dix (10) jours ouvrables suivant son envoi conformément à l’article 17.

Article 16 : Responsabilité

16.1 Chaque partie n’est responsable envers l’autre que des dommages directs réels et prouvés résultant d’un manquement aux obligations qui lui incombent en vertu du Contrat.

Clearfacts ne peut être tenue responsable de toute perte ou de tout dommage résultant de la consultation d’informations, de déclarations ou de rapports obtenus sur ou via la plateforme Clearfacts et/ou causés par l’utilisation de la plateforme Clearfacts ; ceci concerne toutes les demandes de dommages et intérêts (qu’elles soient directes ou indirectes). Cette limitation de responsabilité couvre, sans toutefois s’y limiter, la transmission accidentelle de virus électroniques, les défaillances mécaniques ou électroniques de l’équipement, des lignes téléphoniques ou de communication, l’accès non autorisé, le vol, les erreurs d’opérateurs ou d’autres événements similaires.

Lorsque le Client fait usage d’un lien direct ou indirect entre la plateforme Clearfacts et une application, une plateforme et/ou un réseau tiers (par exemple Peppol pour l’envoi ou la réception de factures), le Client accepte que Clearfacts a uniquement une obligation de moyens à cet égard et ne garantit aucun résultat en rapport avec un tel lien. Clearfacts ne peut en aucun cas être tenue responsable des erreurs, des lacunes et/ou des retards liés aux services fournis par le biais d’un tel lien.

16.2 La responsabilité de chaque partie envers l’autre partie en vertu du Contrat n’excède pas, dans la mesure où la loi le permet, 100 000 EUR ou les montants payés au total en vertu du Contrat pendant l’année civile au cours de laquelle ces réclamations sont faites, le montant le plus bas étant retenu.

16.3 Les limitations de responsabilité prévues ci-dessus ne s’appliquent pas (i) aux dommages causés par la fraude, la faute intentionnelle ou la faute lourde d’une partie ; (ii) aux dommages causés par la violation de la clause relative à la protection des données ; (iii) aux dommages corporels ou au décès de personnes, et/ou (iv) à la violation des droits de propriété intellectuelle.

16.4 En tout état de cause, pour être recevable, une réclamation doit être formellement introduite dans un délai d’un (1) an à compter de la survenance du dommage.

16.5 Les parties ne sont pas responsables des dommages ou pertes indirects ou consécutifs, tels que la perte de bénéfices, de contrats ou d’économies anticipées, la perte d’opportunités, la perte de revenus, la perte de temps, la perte de clientèle ou l’atteinte à la réputation, les réclamations de tiers ou les pertes subies par des tiers. En cas de perte ou d’endommagement de données, la responsabilité de Clearfacts se limite à la restauration de ces données sur la base de la sauvegarde fournie par le Client.

16.6 Clearfacts ne sera en aucun cas tenue responsable de toute perte attribuable à une défaillance de l’infrastructure, du réseau, de la connectivité ou de tout autre produit ou service tiers, ou à des interruptions ou défaillances des services Clearfacts causées par des circonstances échappant au contrôle raisonnable de Clearfacts.

Article 17 : Communications et annonces

Toutes les notifications, demandes et autres annonces sont réputées avoir été faites en bonne et due forme par écrit, au moyen d’un message électronique envoyé à l’adresse électronique de l’autre partie (telle que spécifiée dans le Bon de commande ou dans les pages d’administration de la plateforme Clearfacts) ou au moyen d’un message pop- up ou d’une annonce dans la plateforme Clearfacts, d’une mention sur une facture Clearfacts, d’un avis sur le site Internet de Clearfacts ou par courrier à l’adresse spécifiée dans le Bon de commande, et ce jusqu’à ce que l’une des parties notifie à l’autre un changement d’adresse.

Article 18 : Invalidité partielle – pas de renonciation tacite

La nullité de l’une ou l’autre des clauses des présentes conditions générales n’affecte en rien la validité des autres clauses.

Le silence éventuel de Clearfacts en cas de non-respect par le Client d’une ou plusieurs de ses obligations ne peut en aucun cas être considéré comme une renonciation à cette obligation ou comme une renonciation à son droit d’exiger le respect de cette obligation.

Article 19 : Durée et résiliation

Le Contrat est conclu pour une durée indéterminée, sauf disposition contraire dans le Bon de Commande ou tout autre document signé entre les parties.

Clearfacts a le droit de résilier unilatéralement le Contrat, en partie ou en totalité, à tout moment. Dans ce cas, un délai de préavis de trois (3) mois sera d’application.

Le Client a le droit, conformément à l’article 17, de notifier à Clearfacts la résiliation unilatérale du Contrat. Le Contrat sera effectivement résilié après trois (3) mois suivant le jour de la réception de la notification. La résiliation unilatérale par le Client ne peut jamais donner lieu au remboursement des sommes déjà payées.

Si le Client et/ou l’un de ses Utilisateurs ne respecte pas l’une des obligations découlant du Contrat, Clearfacts se réserve le droit de suspendre l’accès aux services Clearfacts, en tout ou en partie, s’il n’est pas remédié à ce manquement dans les quinze (15) jours suivant la date d’envoi d’une mise en demeure conformément à l’article 17. La suspension prendra fin dès que le Client et/ou les Utilisateurs reprendront l’exécution de toutes leurs obligations et paieront des frais de réactivation de 100 EUR.

En cas de faute intentionnelle, de négligence grave ou de manquements contractuels répétés de la part du Client et/ou de l’un de ses Utilisateurs, Clearfacts se réserve le droit de suspendre l’accès à tout ou partie des services Clearfacts immédiatement et sans préavis. En cas de suspension, le Client reste responsable du paiement intégral des factures de Clearfacts et ne peut prétendre à aucun dédommagement.

Chaque partie peut, sans préjudice de son droit à une indemnisation complète, résilier valablement le Contrat sans mise en demeure préalable et sans intervention préalable d’un tribunal, avec effet immédiat, en cas de négligence grave ou si l’autre partie n’a pas respecté une obligation essentielle en vertu du Contrat et s’il n’a pas été remédié à ce manquement dans les quinze (15) jours suivant l’envoi de la mise en demeure (conformément à l’article 17). Les parties conviennent que le respect des obligations de paiement, des obligations mentionnées à l’article 9, des obligations de confidentialité, des obligations en matière de droits de propriété intellectuelle, des obligations de confidentialité et de la fourniture de données d’identification (concernant tant le Client que les Utilisateurs) doivent être considérées comme des obligations essentielles au titre du Contrat.

Article 20 : Droit applicable et juridiction compétente

Tous les litiges liés à ou découlant de (l’utilisation de) Clearfacts ainsi que l’application et l’interprétation des présentes conditions générales sont régies par le droit belge, les tribunaux de l’arrondissement où se trouve le siège social de Clearfacts étant exclusivement compétents.