1 Généralités

Cette déclaration explique comment, en tant que responsable du traitement, Wolters Kluwer Belgium SA (“nous”, “notre”, “nos”), dont les bureaux sont situés à Motstraat 30, 2800 Malines, Belgique (+32 15 36 10 00), traite les données personnelles que nous collectons auprès de vous via notre site internet www.clearfacts.be, la plateforme SaaS Clearfacts ou via nos portails clients.

2 Modifications apportées à cette déclaration

Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration à tout moment, mais le ferons systématiquement en accord avec les lois applicables. Nous vous informerons, lorsque cela est possible, de tout changement important apporté à celle déclaration. La dernière modification de cette déclaration a été apportée en novembre 2024.

3 Données que nous collectons

3.1 Gestion de Relation

Lorsque vous ou votre entreprise devenez client de Wolters Kluwer, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

1. Données d’identification : votre nom, votre adresse email, votre préférence linguistique et votre numéro de téléphone, nous vous attribuerons également, à vous ou à votre entreprise, un numéro de client ;
2. Les produits que vous ou votre entreprise utilisez et les informations relatives à la facturation.

Lorsque nous devons vous communiquer des informations relatives au produit Clearfacts, nous utilisons parfois des notifications dans l’applications, dans ces cas nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

1. Données d’identification : votre adresse IP et votre identifiant utilisateur Clearfacts ;
2. Données de connexion : vos requête HTTP, informations navigateur et système, la durée de la session, votre pays, la date et l’heure de connexion, les pages visitées ;
3. Autre : likes et clics dans la section actualités.

Lorsque vous ou votre entreprise devenez fournisseur ou partenaire de Wolters Kluwer, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

1. Données d’identification : votre nom, email professionnel, numéro de téléphone professionnel ;
2. Informations professionnelles : votre employeur et votre titre de poste.

Lorsque que vous devenez client du service Kyte, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

1. Données d’identification : votre nom et votre titre, votre adresse email, vos numéros de fax et téléphone, vos préférences linguistiques, et votre adresse IP ;
2. Informations professionnelles : le nom, l’adresse, le numéro de TVA, la forme légale, les numéros de comptes bancaires et les fournisseurs de services financiers de votre société ;
3. Données relatives à la sécurité : journaux de sécurité, journaux de connexion et d’activité, agent utilisateur de votre navigateur.

3.2 Inscription à nos services

Lorsque vous demandez des informations sur nos services, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

1. Données d’identification : votre nom et votre titre, votre adresse email, votre numéro de téléphone, des informations sur la société pour laquelle vous travaillez et votre adresse IP.
2. Données relatives à la sécurité : journaux de sécurité, journaux de connexion et d’activité, agent utilisateur de votre navigateur.
3. Les messages que vous nous envoyez.

Lorsque vous vous inscrivez à nos services, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

1. Données d’identification : votre nom, votre adresse email professionnelle, votre numéro de téléphone professionnel.
2. Toute information relative aux services que vous utilisez.

3.3 Utilisation de nos services

Lorsque que vous payez votre abonnement au module de facturation Kyte, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

1. Données d’identification : votre nom, vos identifiants tiers (jeton d’autorisation de l’ASPSP), et votre adresse IP ;
2. Informations financières : données d’identification financière (IBAN), agent créancier, informations de remise.
3. Données relatives à la sécurité : logs de sécurité, agent utilisateur du navigateur.

3.4 Support client

Lorsque nous lançons une session de partage d’écran avec vous, pour vous aider à utiliser nos produits, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

1. Données d’identification : votre nom et votre adresse électronique ;
2. Toute information partagée pendant la session de partage d’écran (audio et vidéo).

Lorsque vous nous contactez par le biais de notre site web ou par téléphone, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

1. Données d’identification : votre nom et votre titre, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone ;
2. Informations concernant votre entreprise : le nom de votre entreprise et votre fonction au sein de cette entreprise ;
3. Informations relatives à la sécurité : votre adresse IP, les journaux de sécurité, les journaux de connexion et d’activité, et l’agent utilisateur de votre navigateur web ;
4. Toute information supplémentaire que vous incluriez dans les messages que vous nous envoyez ; et/ou
5. Toute information partagée pendant l’appel.

Nous pouvons également collecter, lorsque vous nous les fournissez, des informations concernant votre assistant(e) personnel(le). Lorsque que nous vous fournissons des informations importantes concernant le module de facturation Kyte, dans l’interface du service, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

1. Données d’identification : adresse IP ; identifiant d’utilisateur interne Clearfacts
2. Données de connexion : requête HTTP de l’utilisateur, informations sur le navigateur et le système, durée de la session, pays, origine de l’utilisateur, date et heure de connexion, pages visitées
3. Autre : likes, clics dans la section actualités

3.5 Marketing

Lorsque vous vous inscrivez et/ou participez à un événement que nous organisons, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

1. Données d’identification : votre nom et votre titre, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone ;
2. Informations concernant votre entreprise : le nom de votre entreprise ;
3. Toute autre information relative à l’événement.

Nous collectons également des données personnelles vous concernant auprès d’autres organisateurs d’événements auxquels vous avez donné votre accord pour partager ces données personnelles avec nous. Lorsque vous vous inscrivez et/ou participez à un webinaire que nous organisons, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

1. Données d’identification : votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et votre adresse IP ;
2. Informations concernant votre entreprise : son nom et son numéro de TVA ;
3. Informations relatives à la sécurité : les journaux de sécurité, les journaux de connexion et d’activité, et l’agent utilisateur de votre navigateur web ;
4. Les questions que vous pouvez envoyer pendant le webinaire.

Lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

1. Données d’identification : votre nom, votre email professionnel et votre préférence linguistique ;
2. Informations professionnelles : le nom et l’adresse de votre entreprise ;

Votre appareil et vos informations d’utilisation sont également collectés lorsque vous lisez les newsletters.

3.6 Utilisations de notre site web

Lorsque vous naviguez sur notre site web, nous recueillons les types suivants de données personnelles vous concernant :

1. Données d’identification : votre adresse IP ;
2. Informations relatives à la sécurité : les journaux de sécurité, les journaux de connexion et d’activité, et l’agent utilisateur de votre navigateur web ;
3. Lorsque vous nous y autorisez, nous collectons également des données relatives à votre utilisation du site web, telles que les pages que vous avez consultées ou si vous avez déjà visité notre site web dans le passé.

3.7 Autres

Dans le cadre de nos activités de recherche et développement, nous pouvons mener des entretiens avec vous ou vous demander de répondre à des enquêtes. Nous collecterons alors les types de données personnelles suivants :

1. Données d’identification : votre nom, email, numéro de téléphone ;
2. Informations professionnelles : votre activité professionnelle, votre fonction et votre employeur ;
3. Informations liées à vos habitudes de travail ;
4. Informations partagées lors de l’entretien ou de l’enquête.

Lorsque vous nous envoyez un rapport de signalement, nous pouvons collecter les types de données personnelles suivants vous concernant :

1. Données d’identification : votre nom, adresse e-mail, numéro de téléphone ;
2. Votre relation avec Wolters Kluwer;
3. Les informations que vous signalez, qui peuvent inclure des informations sur d’autres personnes.

4 Finalités pour lesquelles nous traitons vos données

Vos données personnelles sont traitées aux fins suivantes :

1. Lorsqu’elles sont nécessaires à l’exécution d’un contratentre vous et nous ou afin de prendre des mesures, à votre demande, pour conclure un contrat :
   • Pour permettre à vous et/ou aux utilisateurs de votre entreprise de s’inscrire et d’utiliser nos services.
   • Pour nous permettre de gérer notre relation avec nos fournisseurs.
   • Pour vous envoyer des communications importantes relatives à votre utilisation des services.
   • Pour vous fournir les informations que vous avez demandées et répondre à vos questions lorsque vous nous contactez.
   • Pour vous fournir une assistance lorsque vous rencontrez des problèmes dans votre utilisation de nos services.
   • Pour gérer la relation entre vous, notre client, et nous, Wolters Kluwer.
   • Pour facturer votre entreprise ou parties prenantes pour l’utilisation de nos services.
   • Pour assurer la sécurité de nos services, y compris de vos données.
   • Pour vous permettre de vous inscrire et de participer à nos webinaires ou à nos événements.
   • Pour vous permettre d’utiliser les services de la plateforme SaaS Clearfacts et les portails clients, y compris la lecture automatisée de documents et de fichiers, la préparation de projets de documents comptables pour vous et vos prestataires de services administratifs.
2. Lorsque vous avez donné votre consentement:
   • Pour vous contacter, conformément à votre demande, et vous fournir de plus amples informations sur nos services.
   • Pour vous contacter, conformément à votre demande, et prendre un rendez-vous avec vous.
   • Pour nous permettre de vous envoyer des offres promotionnelles et des informations sur nos produits, conformément à vos choix.
   • Pour vous envoyer des enquêtes, nous permettant de recevoir un feedback afin d’améliorer nos produits.
   • Pour recueillir vos réactions sur nos produits et services.
   • Pour lancer une session de partage d’écran lorsque vous le demandez pour obtenir une assistance.
   • Pour placer des cookies sur votre navigateur et réaliser des statistiques avancées basées sur les informations que ces cookies nous fournissent.
   • Pour nous permettre d’effectuer des recherches sur l’innovation, y compris l’identification des améliorations de produits, des problèmes à résoudre, l’identification de nouveaux modèles commerciaux et de nouvelles solutions.
3. Lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes, tels qu’énumérés ci-dessous, et lorsque vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux ne prévalent pas :
   • Pour assurer la sécurité de nos applications, services, processus, sites web et bases de données et de ceux de Wolters Kluwer.
   • Pour conserver une trace de nos relations commerciales avec vous, en tant que client existant ou prospect de Wolters Kluwer.
   • Pour permettre la correspondance et les réunions d’affaires.
   • Pour permettre l’examen des appels passés pour la formation des agents et pour le contrôle de la qualité.
   • Pour conserver les traces des actions prises pendant les sessions de partage d’écran.
   • Pour envoyer aux clients existants des informations sur l’évolution des produits de Wolters Kluwer; vous pouvez demander l’arrêt de ces communications à tout moment via un lien de désinscription présent au bas de chaque communication.
   • Pour améliorer nos services et développer de nouvelles offres commerciales en identifiant, par exemple, les tendances, les problèmes récurrents, les comportements des clients, grâce à votre utilisation de nos services ;
   • Pour faire de la publicité pour nos services auprès des clients existants.
   • Pour obtenir des informations non nominatives sur les visiteurs qui consultent les sites web du Wolters Kluwer. À ces fins, nous avons procédé à un test de mise en balance, comme la loi l’exige, et avons déterminé que, compte tenu des données personnelles limitées collectées, du traitement effectué et de vos attentes raisonnables, notre intérêt légitime à mener ces activités de traitement ne l’emporte pas sur vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux.
4. Lorsque cela est nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales, telles que le signalement d’un crime ou d’une intention criminelle, ou la déclaration fiscale.

5 Partage de vos informations personnelles

Afin de vous fournir les meilleurs services possibles et de poursuivre nos activités commerciales, nous sommes susceptibles de partager certaines informations en interne ou avec des tiers sélectionnés. Il est également possible qu’une certaine obligation légale ou statutaire que nous croyons de bonne foi nous oblige à divulguer vos informations personnelles au niveau externe. Les parties avec lesquelles nous sommes susceptibles de partager des données comprennent : 

• • autres sociétés affiliées ou filiales de Wolters Kluwer, par ex. pour la gestion des données clients ou pour fournir une technologie de base afin de prendre en charge les services que nous fournissons ; 
  • nos fournisseurs de services, par ex. pour la gestion ou l’hébergement de services et/ou la technologie de base pour les services que nous fournissons ; 
  • nos partenaires commerciaux et conseillers, par exemple si vous avez acheté ou manifesté de l’intérêt pour un produit ou service, avez reçu ou vu une publicité de ce partenaire commercial, interagi avec lui ou autrement autorisé le partage de vos informations personnelles avec ce partenaire commercial ;
  • abonnement, accréditation ou organisation professionnelles, par ex. pour fournir des informations d’utilisation à des organisations qui vous donnent accès à nos services et/ou partager le suivi et échanger des crédits contre une accréditation professionnelle ; 
  • organisations impliquées dans les transferts d’entreprise, par ex. à un acheteur ou une entité remplaçante dans le cas d’une vente ou de toute autre transaction commerciale impliquant une partie ou la totalité de notre entreprise ;
  • autres parties, par ex. pour les besoins de la vérification externe, de la conformité, de la gestion des risques, du développement commercial et/ou de questions liées à la gouvernance d’entreprise ; ou 
  • les autorités gouvernementales, les régulateurs et d’autres tiers, en réponse à une demande légale, à une ordonnance d’un tribunal et/ou si cela est nécessaire pour se conformer à la législation en vigueur. 

Lorsque nous partageons des informations personnelles en interne ou avec des tiers dans d’autres pays, nous mettons en place des garanties appropriées conformément aux lois applicables en matière de protection des données, y compris, le cas échéant, les clauses types de l’UE ou d’autres garanties de transfert spécifiées dans les lois applicables en matière de protection des données, telles que des règles d’entreprise contraignantes, un accord mutuel ou des dérogations. Conformément à la loi applicable, les parties tierces sont tenues d’adopter des mesures appropriées pour protéger les informations personnelles et peuvent uniquement accéder aux informations personnelles nécessaires à l’exécution de leurs tâches particulières. 

6 Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?

Vos informations personnelles seront traitées dans la mesure nécessaire à l’exécution de nos obligations ainsi que pour la durée nécessaire à la réalisation de nos obligations légales, conformément à nos politiques de conservation des données et aux lois applicables en matière de protection des données. Lorsque nous n’aurons plus besoin de vos informations personnelles, nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour les retirer de nos systèmes et de nos dossiers ou pour les rendre anonymes afin de ne plus pouvoir vous identifier. 

7 Données relatives aux mineurs

Les utilisateurs de Clearfacts doivent être âgés d’au moins 18 ans.

8 Décisions automatisées et profilage

Aucune décision automatisée ne sera prise à votre sujet dans le cadre des traitements décrits dans la présente déclaration. Un profil de votre comportement lorsque vous utilisez notre site web sera créé par Wolters Kluwer si vous acceptez que nos cookies publicitaires et de suivi soient placés sur votre ordinateur.

9 Vos droits

Vous avez le droit de nous demander une copie de vos données personnelles, de nous demander de corriger, d’effacer ou de restreindre (arrêter tout traitement actif) de vos données personnelles et d’obtenir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré et lisible par machine. En outre, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances (notamment lorsque nous ne sommes pas tenus de traiter vos données personnelles pour satisfaire à une exigence contractuelle ou légale). Lorsque nous vous avons demandé votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment ; toutefois, cela n’affectera pas les traitements qui ont déjà eu lieu avant le retrait. Vous pouvez retirer votre consentement, lié à l’utilisation des cookies, en supprimant les cookies liés à notre domaine. Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant comme décrit dans la section « Nous contacter » ci-dessous. Ces droits peuvent être limités, par exemple si répondre à votre demande révèlerait des données à caractère personnel concernant une autre personne, ou si vous nous demandez de supprimer des informations que nous sommes tenus de conserver par la loi, ou que nous avons un intérêt légitime impérieux à conserver. S’il reste des points de contestation non résolus, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/.

10 Nous contacter

Si vous avez des questions sur cette déclaration de confidentialité ou si vous souhaitez nous contacter pour des raisons liées au traitement de vos données personnelles, veuillez contacter notre délégué à la protection des données, en envoyant un email à wkbe-gdpr@wolterskluwer.com, ou en envoyant une demande datée et signée à Wolters Kluwer Belgium SA, Motstraat 30, 2800 Malines, Belgique.