La “boîte à chaussures” n’a jamais vraiment disparu. Elle est juste devenue numérique

Comment la facturation électronique crée de nouveaux défis — et comment les relever.

L’arrivée de la facturation électronique a ouvert une nouvelle ère d’automatisation pour les experts-comptables. Peppol livre des documents conformes à une vitesse autrefois inimaginable. Mais pendant que les factures s’accumulent, beaucoup d’experts-comptables constatent que leur charge de travail n’a pas diminué pour autant. La fameuse boîte à chaussures physique a peut-être quitté le bureau, mais sa version numérique se défend tout aussi bien.

Comment en est-on arrivé là ?

La “boîte à chaussures” est depuis longtemps le symbole d’une montagne de documents hétéroclites et non standardisés — des pièces de toutes sortes qu’il faut examiner, encoder et classer manuellement. Un travail long et fastidieux.

Autour de la facturation électronique et de Peppol, en 2025, on a beaucoup promis : automatisation, simplification. De quoi aider enfin les experts-comptables qui croulent sous le boulot.

Depuis janvier 2026, ces promesses sont devenues réalité et des centaines de milliers d’entreprises en profitent. Mais il y a un revers de la médaille. Les factures UBL qui arrivent via Peppol doivent toujours être traitées. Et comme elles s’accumulent à toute vitesse, le retard se creuse en un rien de temps.

De plus, ces documents UBL ne sont qu’une pièce du puzzle. L’obligation de facturation électronique ne s’applique ni aux transactions internationales ni aux particuliers. Et même en Belgique, tous les fournisseurs n’envoient pas encore via Peppol. Les experts-comptables belges doivent donc continuer à traiter des factures, des tickets de caisse et d’autres pièces qui arrivent par toutes sortes de canaux et sous les formats les plus divers. Les boîtes mail croulent sous les PDF et les liens de téléchargement, et les reçus papier sont loin d’avoir disparu.

Cette diversité et cette hétérogénéité font que le chaos de la boîte à chaussures est toujours là. Il s’est juste installé sur un écran plutôt que dans une boîte en carton.

Et ce n’est pas juste une impression, ce sont des chiffres. Un exemple : 31 % des comptables ayant participé à un récent webinaire Clearfacts indiquent que leur charge de travail a augmenté depuis l’entrée en vigueur de l’obligation de facturation électronique. Vous n’êtes donc pas seul dans cette situation.

Les e-factures Peppol : standardisées, mais toujours exigeantes

Le format standardisé des e-factures via Peppol est un vrai atout. Mais sauf si vous travaillez au sein d’une grande organisation disposant d’un système de traitement entièrement automatisé, une part non négligeable de travail manuel subsiste.

Même les e-factures structurées ne sont pas “prêtes à comptabiliser”. Les experts-comptables doivent encore :

• Valider :
  • vérification de l’identité et du numéro de TVA du fournisseur,
  • détection des doublons,
  • contrôles de complétude
• Enrichir :
  • rattachement aux comptes fournisseurs,
  • ventilation en lignes de détail,
  • affectation des bons comptes généraux et codes TVA,
  • lien avec les centres de coûts ou projets
• Gérer les données manquantes ou ambiguës :
  • champs UBL mal renseignés ou incomplets,
  • logique de comptabilisation peu claire,
  • cas particuliers en matière de TVA

Un seul flux de travail, plusieurs canaux

Avec plusieurs canaux d’entrée actifs simultanément, les experts-comptables ont besoin d’un flux de travail cohérent, avec une normalisation numérique couvrant tous les formats :

• UBL (via Peppol),
• PDF (par e-mail),
• tickets papier (via scan et OCR).

Le comportement, la qualité et la fiabilité des documents varient d’un canal à l’autre, ce qui rend la normalisation tout sauf évidente.

Et même une fois la normalisation atteinte, il manque souvent encore un volet de contrôle et de visibilité :

• Pas de vue d’ensemble claire : qu’est-ce qui a été traité, qu’est-ce qui est en attente, qu’est-ce qui est bloqué ?
• Pas de priorisation : impossible de distinguer l’urgent du non-urgent
• Pas de statut en temps réel : qui traite quelle facture, et où en est-elle dans le processus ?

Puisque le problème est numérique, la solution l’est aussi, non ?

Plus de digitalisation devrait logiquement signifier moins de travail et de meilleurs résultats. Dans la pratique, ce n’est malheureusement pas toujours le cas.

Un exemple parlant : des entreprises qui implémentent un ERP ou un CRM comme solution miracle, pour se retrouver avec plus de données et plus de tableaux de bord, mais sans gain d’efficacité réel. Ces systèmes ne règlent souvent pas le problème de fond au niveau des processus. Les données sont centralisées, mais les flux de travail restent fragmentés, peu lisibles et manuels.

Les experts-comptables se heurtent au même écueil avec les logiciels. Il existe de nombreuses solutions qui prennent en charge une partie du travail, mais le plus lourd, comme la gestion des flux de travail et le traitement intelligent des données, reste souvent à la charge des experts-comptables.

Clearfacts fonctionne autrement. Nous ne simplifions pas seulement les tâches de pré-comptabilité, nous résolvons aussi le défi des flux de travail en :

• Centralisant tous les canaux d’entrée (Peppol et autres)
• Automatisant le pré-traitement via des propositions d’écritures basées sur l’IA
• Restant toujours à jour grâce à une communication bidirectionnelle avec votre logiciel comptable
• Fluidifiant la collaboration avec vos clients
• Offrant contrôle et vue d’ensemble via des tableaux de bord

Nous ajoutons ainsi une vraie couche d’efficacité, en automatisant à la fois les propositions d’écritures comptables et le processus de comptabilisation lui-même. Tout en sachant que le contrôle humain reste indispensable : Clearfacts automatise d’une façon qui laisse l’expert-comptable aux commandes. Nous travaillons en parfaite harmonie avec les experts-comptables, pas à leur place.

Qu’est-ce que ça apporte concrètement ?

• Un gain de temps réel
• Moins d’étapes manuelles
• Une vue d’ensemble et un contrôle complets
• Des clients satisfaits

Clearfacts : votre partenaire pour venir à bout de la boîte à chaussures numérique

Factures UBL, factures numériques, tickets scannés, autres pièces comptables… Si elles arrivent plus vite que votre flux de travail ne peut les absorber, il est temps de passer à Clearfacts.

Clearfacts va bien au-delà de la simple conformité via la réception de factures Peppol. Nous allégeons activement la pression sur les flux de travail que la propre efficacité de livraison de Peppol génère. Comment ? En étant bien plus qu’un collecteur de factures, un récepteur d’e-factures ou un outil OCR. En ajoutant une couche d’intelligence de flux de travail qui produit une vraie efficacité. Pour que tous les formats de factures soient traités, compris et maîtrisés.

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