Grâce à Clearfacts, Fiducial est plus que jamais au service de ses clients

Proximité numérique

Mais à l’ère du numérique, la simple proximité physique ne suffit plus. Pour être proche de ses clients dans le monde d’aujourd’hui, Fiducial leur propose sa propre plateforme digitale : MyFiducial. Accessible depuis le site Web de Fiducial, MyFiducial est une version personnalisée de la plateforme ClearFacts.

MyFiducial est tellement reconnaissable et accessible que, selon Felaniaina, aucun client n’a encore refusé de l’utiliser. Cependant, Fiducial n’en oblige pas l’utilisation à ses clients. “Pour assurer une introduction réussie de ClearFacts, nous avons formé l’ensemble de notre personnel. En outre, nous avons nommé une personne de contact permanent dans chaque bureau pour répondre à toutes les questions des clients et des employés. Cela évite également de creuser un fossé entre nos gestionnaires de dossiers et nos clients.”

Avantages économiques et écologiques

Ce qui contribue également à accélérer l’adoption d’une telle plateforme, ce sont évidemment les nombreux avantages tangibles qu’apporte son utilisation, tant aux gestionnaires de dossiers qu’à leurs clients. “Ces avantages sont de nature pratique et économique, mais aussi de nature écologique“, note Felaniaina. Ce dernier terme fait bien sûr référence à l’énorme montagne de papier avec laquelle elle et ses collègues se débattaient. “Chaque gestionnaire a plusieurs clients, qui produisent chacun des centaines de documents. Vous devez ensuite conserver ces documents pendant trois exercices. Ce qui aboutit vite à une pile impressionnante.”

Grâce à ClearFacts, la traditionnelle montagne de papier a été considérablement réduite et, dans le meilleur des cas, pratiquement éliminée. En outre, le traitement et l’archivage numériques des documents permettent aux gestionnaires de Fiducial de travailler beaucoup plus efficacement et rapidement. “Deux écrans remplacent le flux continu de papier qui sortait auparavant de l’imprimante. Nous ne devons plus faire d’aller-retour avec l’imprimante, et nous pouvons nous concentrer davantage sur les documents eux-mêmes, sans perdre de temps à les traiter manuellement”, explique Felaniaina.

Répartir la charge de travail

Le plus grand avantage pour les gestionnaires est peut-être qu’ils ne doivent plus attendre pour traiter les documents. Ils peuvent le faire immédiatement. Les différents services de CodaBox combinés à ClearFacts leur permettent de mettre régulièrement à jour leurs dossiers clients : CODA pour les extraits financiers, SODA pour les extraits des secrétariats sociaux et récemment VOILA pour l’acheminement automatique des factures d’achats Auparavant, ils devaient traiter tous ces documents en vrac à la fin de chaque trimestre.

“Le fait que nous puissions mieux répartir la charge de travail ne rend pas seulement notre travail plus agréable, il nous fait aussi gagner beaucoup de temps. Cela nous permet de passer d’un soutien administratif purement opérationnel à des tâches plus stratégiques présentant une réelle valeur ajoutée, telles que des analyses proactives et des conseils ciblés et étayés.” Et cela, en fin de compte, profite aussi au client. “Pour commencer, nos clients doivent faire moins de déplacements. Ils ont également accès à leur comptabilité et leurs pièces digitalisées à tout moment, ce qui est plus transparent que jamais. La recherche d’un document, par exemple, n’a jamais été aussi facile. Et, cerise sur le gâteau, ils bénéficient d’une meilleure connaissance de leur activité et de conseils avisés et personnalisés.”

“Fiducial a toujours voulu faire plus que traiter des documents et des chiffres”, conclut Felaniaina. “Grâce à ClearFacts, nous pouvons désormais assumer encore mieux ce rôle de conseil et nous concentrer sur ce qui compte vraiment : renforcer les activités de nos clients.”