La magie entre la pré-comptabilité et les logiciels comptables : une révolution pour votre entreprise 

Mais il y a un hic. Avant que votre logiciel ne puisse vraiment révéler tout son potentiel, vos collaborateurs doivent encore se coltiner une série de tâches pénibles de pré-comptabilité. Rassembler des documents (financiers), relancer les clients, trier des documents incomplets ou extraire les infos utiles pour les transformer en données exploitables : voilà des tâches chronophages qui freinent votre productivité.

Et qui dit travail manuel dit aussi risque d’erreurs humaines : doublons, pièces manquantes, retards ou fautes de frappe, par exemple.

Heureusement, il existe une solution.

C’est quoi au juste, la pré-comptabilité ?

La pré-comptabilité regroupe une série de processus indispensables pour naviguer sereinement dans le tumulte quotidien. Ces tâches, peu attrayantes (avouons-le), sont essentielles.

La collecte de documents

Tous les tickets de caisse, factures et reçus pertinents doivent être collectés… à temps. Cela inclut les e-mails, images, PDF, tickets papier ou factures électroniques (au format UBL).

Catégorisation et consolidation

Pour rendre les informations exploitables, il faut catégoriser toutes les dépenses et entrées avec les codes comptables appropriés. Les documents liés à une même transaction doivent être consolidés afin d’éviter les doublons.

L’encodage des données

Toutes ces informations doivent ensuite être injectées avec précision dans votre logiciel comptable.

En résumé : la pré-comptabilité, ce sont toutes ces tâches répétitives qui ne produisent pas de valeur directe, mais qui sont absolument nécessaires avant de passer à la vraie compta à proprement parler.

Les logiciels comptables, quelle aubaine !

Ils ont radicalement changé le quotidien des experts-comptables. Grâce à l’automatisation de la comptabilité, de la facturation, de la gestion des salaires ou encore du reporting, les données sont plus fiables, les processus plus rapides et les règles plus simples à respecter.

Un bon logiciel comptable reste à jour vis-à-vis de la législation. Il vous aide à gérer un volume impressionnant de données financières, tout en vous préparant sereinement aux audits.

Alors, pourquoi ne pas aussi automatiser la pré-comptabilité, ce processus encore trop souvent chronophage et source d’erreurs ?

Bonne nouvelle : les logiciels pré-comptables existent !

Les outils de pré-comptabilité s’occupent des tâches répétitives à votre place… et pas qu’un peu.

Collecte des documents

Ces logiciels récupèrent automatiquement les données financières issues des reçus, factures et relevés bancaires directement auprès de vos clients. Comment ça ?

Grâce à des outils permettant aux clients de scanner, télécharger ou envoyer leurs documents via une app mobile ou un PC. Certains outils accèdent même aux comptes bancaires ou analysent automatiquement les e-mails contenant des factures ou reçus sans intervention manuelle.

Et avec l’arrivée de la facturation électronique obligatoire dès janvier 2026, la réception directe d’e-factures via le réseau Peppol devient un atout majeur.

Ah oui : il existe aussi des solutions capables de se connecter à vos outils comptables, CRM, plateformes e-commerce ou encore logiciels de gestion des salaires, pour centraliser toutes les données financières.

Catégorisation & consolidation

Grâce à l’OCR (reconnaissance optique de caractères), ces outils lisent les documents scannés et en extraient les données utiles. Certains utilisent même l’intelligence artificielle ou des règles prédéfinies pour attribuer automatiquement les bons codes comptables. Les documents relatifs à une même transaction sont ensuite regroupés.

Encodage

Si votre logiciel de pré-comptabilité est parfaitement intégré à votre solution comptable, toutes les données financières numérisées et codées sont transférées automatiquement dans votre logiciel.

Les avantages de la pré-comptabilité automatisée :

• Moins de travail manuel
• Gain de temps considérable
• Précision accrue
• Des flux financiers simplifiés

Des avantages qui se traduisent par un impact direct sur votre fidu :

Plus de temps pour vos clients (actuels et futurs)

Gérer plus de documents en moins de temps, c’est pouvoir mieux servir vos clients existants… et en accueillir de nouveaux.

Une équipe plus motivée

Libérés des tâches répétitives et ennuyeuses, vos collaborateurs peuvent se concentrer sur un travail plus stimulant : l’analyse, le conseil, l’accompagnement. Résultat ? Plus d’engagement et une ambiance de travail plus dynamique.

Moins d’erreurs, plus de fiabilité

L’automatisation réduit drastiquement le risque d’erreur humaine. Vous gagnez en précision et en sérénité.

Un meilleur service client

Quand les documents des clients sont automatiquement intégrés dans votre système, vous pouvez suivre les infos en temps réel. Résultat : moins de stress en période de clôture, et plus de disponibilité pour discuter avec vos clients et leur transmettre des conseils éclairés sur leur situation financière, vu que vous avez une vision claire de leurs chiffres en temps réel.

Une plus grande valeur pour votre entreprise

En cas de fusion, de revente ou d’acquisition, les bureaux comptables hautement automatisés sont plus attractifs… et mieux valorisés.

La pré-comptabilité, c’est encore mieux avec Clearfacts.

Clearfacts est une solution tout-en-un de pré-comptabilité qui s’intègre parfaitement avec la majorité des logiciels comptables. Peu importe celui que vous utilisez, il y a de très fortes chances que ça fonctionne avec Clearfacts.

Votre acolyte pour la facturation électronique

Vous le savez déjà, l’entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire en Belgique se rapproche à grands pas. Clearfacts est prêt pour le 1er janvier 2026. Clearfacts peut recevoir et gérer les e-factures au format UBL via Peppol. Et pour l’envoi ? Il suffit d’activer le module de paiement Kyte. Vos clients peuvent alors envoyer et payer leurs factures sans même quitter la plateforme.

Encodage intelligent

Grâce à notre technologie AIR 2.0, Clearfacts numérise vos documents, les enrichit avec les données historiques issues de votre comptabilité, les catégorise, leur attribue des codes… et vous propose même des écritures comptables. Cette fonction dopée à l’IA fournit également un score de fiabilité vous aidant à hiérarchiser vos priorités :

• Plus de 90 % : vous pouvez valider l’écriture comptable directement.
• Entre 80 et 90 % : une petite vérif est tout de même conseillée.
• Moins de 80 % : à contrôler avec attention.

Et avec le machine learning, Clearfacts apprend continuellement de vos validations ou corrections. Plus vous l’utilisez, plus notre plateforme répond à vos besoins en matière de pré-comptabilité.

Une communication fluide avec votre logiciel comptable

Le portail Clearfacts est le seul portail de pré-comptabilité à proposer une communication bidirectionnelle avec les logiciels comptables. Cela signifie un échange de données en temps réel, tant pour vous que pour vos clients, et une consultation intuitive des chiffres clés via des dashboards clairs.

Un support au top

Clearfacts organise des formations ciblées pour que vos équipes maîtrisent rapidement tous les outils. Dans notre enquête de 2024, 88 % des utilisateurs se disent satisfaits de notre support. Et 99 % sont en mesure d’utiliser la plateforme immédiatement après formation.

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