Dix ans de Clearfacts : un voyage ambitieux dans le passé

• Nom : Clearfacts
• Né de cerveaux ambitieux en : 2012
• Fondateurs : Gert Vrebos, Pieter Evenepoel et Thomas Hontelé
• Sur le marché depuis : 2013
• Premier gros client : 2014
• Sous l’égide d’Isabel Group : 2018

Il y a de l’anniversaire dans l’air, chez Isabel Group. Clearfacts souffle ses dix premières bougies et cela mérite bien quelques feux d’artifice. L’outil connu comme étant la solution pour la gestion électronique de documents est unique en son genre et compte plus de 90 000 dossiers (électroniques, of course) à son actif. Mais quand l’outil n’était encore qu’un tout petit outil, personne n’aurait pu imaginer qu’il rencontrerait un tel succès. Pas même les fondateurs. Gert, Pieter et Thomas ont fouillé leurs archives (non numériques) pour un voyage nostalgique dans le passé. Lorsqu’ils étaient jeunes, mais loin d’être complètement fous.

C’était un projet ambitieux… Qui se cache derrière cette histoire fascinante ?

Gert : « J’ai une formation en informatique et j’avais déjà développé des applications web avant Clearfacts. Thomas et moi nous connaissons depuis nos années d’études. Nous étions tous les deux passionnés et nous voulions créer quelque chose ensemble ».

Pieter : « J’ai une expérience lointaine en tant que consultant et chef de projet indépendant. Mais après 20 ans, j’étais prêt pour un nouveau défi. Je connaissais Thomas grâce à des projets précédents, et un jour, il m’a mis en contact avec Gert et quelques autres personnes formidables. C’est ainsi que l’idée de nous lancer dans l’entrepreneuriat a commencé à germer ».

Thomas, tu es le lien du trio, si j’ai bien compris…

Thomas : « On peut dire ça comme ça, oui (rire). J’ai une formation en informatique, donc un profil plutôt technique. L’analyse, la manipulation et le transfert de données m’ont toujours passionné. Il n’était donc pas surprenant que les intégrations et la gestion des flux de données massifs deviennent sous ma responsabilité chez Clearfacts ».

Revenons un instant au tout tout début de l’histoire. Quels besoins aviez-vous identifiés pour faire germer la graine de Clearfacts ?

Gert : « Eh bien, en fait, nous avons lancé Clearfacts parce que nous pensions que nous devions faire quelque chose ensemble. Bon… il n’y avait pas autant de demande sur le marché que notre besoin de donner libre cours à nos idées (rire) ».

« À l’origine, Clearfacts était une sorte de plateforme de reporting en ligne, loin de l’univers des comptables. Après un an et demi, nous avons réalisé que cela ne nous apportait pas l’effet de levier que nous espérions. Le produit existait, c’était une sorte de Power Bi avant l’heure, mais sa commercialisation était difficile. Nous avions des projets d’implémentation en cours dans des villes et des communes – Leuven et Anvers pour être précis – et ils étaient très exigeants en termes de travail ».

Thomas : « C’est alors que nous avons approché Paul Van Looveren, le comptable de la société de développement d’applications Tactics où travaillait également Gert à l’époque. Mais ce qui posait problème à Paul et, par extension, à son informaticien Dirk Martens, c’était l’absence de flux de documents numériques. Et leur problème est devenu notre aubaine ».

Une opportunité taillée sur mesure pour vous.

Thomas : « Absolument. Nous avons élargi notre champ d’application de la simple génération de rapports à la numérisation de flux de documents et à la rétroaction vers les utilisateurs via des tableaux de bord. Le chemin vers une solution spécifique pour le secteur de la comptabilité était tout tracé. Paul et Dirk ont également apporté leur contribution. Et voilà, Clearfacts était devenu un fait (clair) (was a (clear) fact en anglais, ndlr.) ».

« Nous avons également élaboré notre idée et monté un dossier que nous avons soumis à l’Institut des sciences et technologies (IWT). Et ce contenu est toujours d’actualité aujourd’hui : Clearfacts fonctionne via un modèle d’abonnement qui nous assure des revenus récurrents ».

« Si quelqu’un veut copier notre idée, cela demandera beaucoup de travail et d’engagement »

Pour lancer une entreprise aussi florissante, il faut savoir où frapper. Quelle est la puissance de l’outil ?

Pieter : « Même en tant que peronne étrangère au monde de l’IT, je suis encore émerveillé par notre solution, même après toutes ces années (rire). Aujourd’hui, je travaille toujours dans le monde du logiciel et chaque fois que je vois d’autres applications, je remarque à chaque fois qu’aucune d’entre elles n’a toutes nos forces spéciales. Nous étions des pionniers en matière de connecteurs bidirectionnels, de reconnaissance de factures, de passage vers le cloud ».

Gert : « Ce dernier élément était alors assez unique et constitue une étape indispensable vers la sécurité. Si vous voulez être une archive numérique, vous avez besoin d’une sauvegarde en béton. De plus, nous veillions à mettre en place un concept ergonomique. Chaque fonctionnalité que nous ajoutions à l’outil devait s’intégrer de manière logique. Cela signifiait parfois remettre en question les anciennes pratiques et les oublier si elles devenaient superflues ».

« Les développeurs de logiciels n’ont pas toujours de grandes affinités avec l’expérience utilisateur, mais Pieter en tant que chef de produit, si. Il a joué un rôle essentiel, surtout au cours des premières années, dans la conception de l’application, en dessinant les flux adéquats pour que tout forme un ensemble cohérent ».

Thomas : « Et tout aussi important en termes de confort d’utilisation : la présence d’une équipe de support très accessible et toujours enthousiaste. Aider nos clients a toujours été une priorité dès le début. Nous entendons souvent dire qu’ils se sentent les bienvenus avec leurs questions et nos enquêtes annuelles de satisfaction client obtiennent des scores exceptionnellement élevés ».

Les connecteurs bidirectionnels sont l’une des fonctionnalités uniques qui font la spécificité de Clearfacts. En quoi sont-ils si spéciaux ?

Thomas : « Nous avons développé des connecteurs avec les grands logiciels comptables en Flandre, et maintenant aussi en Wallonie et au Luxembourg. Ils relient notre application web Clearfacts aux logiciels comptables. Ils s’assurent que tout ce que les utilisateurs encodent en ligne soit sauvegardé automatiquement. Le comptable trouve immédiatement toutes les factures dans sa solution comptable, sans avoir à faire quoi que ce soit, et avec une proposition d’écriture complète ».

Et les outils concurrents n’avaient ou n’ont pas cette fonctionnalité ?

Thomas : « Non, personne n’est allé aussi loin pour comptabiliser les factures. Si quelqu’un veut copier notre idée, cela demandera beaucoup de travail et d’engagement. La mise en place n’est techniquement pas simple du tout, et pourtant cela représente maintenant 40 millions de factures par an, avec plus de 90 000 dossiers consultés quotidiennement ».

Pieter : « La technologie, le traitement des données et l’infrastructure nécessaires, ainsi qu’une connaissance parfaite de la comptabilité, sont une combinaison qui n’est pas facilement atteignable ».

Une solution abordable et ingénieuse ; aucun concurrent ne pourrait rivaliser avec ça ?

Pieter : « C’est en effet une position qu’il faut essayer d’atteindre. Votre produit doit être techniquement abouti et compétitif tant du point de vue ergonomique qu’en termes de prix, au point de dissuader les concurrents potentiels. Bien sûr, au fil des années, nous avons vu apparaître quelques concurrents, mais ils ont finalement plus ou moins disparu du paysage (rire) ».

Gert : « Nous étions assez innovants dans la façon dont nous avons fixé notre prix ; Clearfacts était une solution SaaS, les clients payaient un montant fixe par mois. Dans le paysage logiciel actuel, c’est monnaie courante, mais à l’époque, c’était tout nouveau. Je me souviens encore des discussions avec des comptables qui hésitaient à adopter un modèle d’abonnement récurrent. Ils considéraient cela purement comme une dépense, alors que cela se remboursait très rapidement ».

“Avez-vous déjà pensé que cela ne marcherait pas ? Des centaines de fois.”

Quelles sont forces commerciales qui vous ont mis sur la voie à l’époque ?

Pieter : « Eh bien, d’abord, il fallait quelqu’un qui soit prêt à nous suivre. Tout comme vous avez une banque attitrée, vous avez également un expert-comptable de confiance. Pour nous, c’était Paul Van Looveren. Il n’a pas seulement apporté l’idée, il est également devenu notre premier client avec son entreprise Cefiac. Nous n’avons pas fait fortune à l’époque, bien au contraire, mais la confiance de Paul nous a ouvert de nouvelles portes ».

« Plus tard, Dirk Martens nous a mis en contact avec AC|S Accountants en Campine, un bureau beaucoup plus important avec plus de cent employés. Le CEO Werner Van Hooghten y croyait vraiment ; AC|S est encore aujourd’hui l’un des plus gros clients de Clearfacts ».

« Nous avons aussi eu la chance de convaincre deux fiduciaires encore plus importantes au cours des premières années : Vandelanotte à Courtrai et SBB à Louvain. Ils nous ont donné la crédibilité nécessaire sur le marché, nous ont présenté des projets pour générer des revenus supplémentaires. Ces bureaux étaient également fans de notre solution sous marque blanche : ils sont allés voir leurs clients sous leur propre marque et non sous le nom de Clearfacts. Pour nous, il s’agissait de mettre en avant le produit et la technologie, notre nom n’avait pas besoin d’être mis en avant. Nous avions l’impression que si l’outil fonctionnait, il se vendrait tout seul ».

Il semble que votre histoire ait décollé assez vite…

Gert : « C’est vrai, cela s’est déroulé à une vitesse fulgurante, même si cela ne nous semblait pas être le cas à l’époque. Vous savez, vous élaborez des plans auxquels vous croyez vraiment et vous voyez les choses avancer dans la bonne direction. Mais le rythme n’est pas celui que vous souhaiteriez, et cela nous décourageait parfois. Nous avons pensé des centaines de fois : les gars, ça n’ira jamais (rire) ».

Pieter : « Haha, c’est bien vrai. Et puis, nous organisions un hackathon, quelque part dans une cabane ou une petite salle. Je me souviens que nous analysions tous les trois un problème pendant des jours, et que nous voyions soudainement la solution – ou même la solution complète. Ces moments d’illumination nous motivaient toujours à continuer ».

« Si vous regardez d’autres success stories, nous avons parcouru notre petit bonhomme de chemin à une vitesse incroyable. De la création à la recherche de candidats acheteurs, jusqu’à l’acquisition par le grand acteur qu’est Isabel Group, il ne s’est écoulé que cinq ans ».

« Nous avons vendu Clearfacts alors qu’elle était en pleine croissance. Nous nous sentions à l’aise »

Avez-vous pensé à vendre Clearfacts vous-mêmes, ou des acquéreurs potentiels se bousculaient déjà sur le pas de la porte ?

Pieter : « Nous n’avions absolument pas l’intention de vendre aussi rapidement. Nous avions en tête une période de sept à dix ans pour ça. Mais parfois, des choses inattendues se présentent à vous, et tout à coup, deux parties ont manifesté leur intérêt sans le cacher. Nous n’avons pas beaucoup réfléchi à savoir si c’était le bon moment ou non pour nous séparer de notre “enfant”, ni discuté interminablement des montants. Nous avons vendu Clearfacts en pleine croissance, et cela nous convenait à tous les trois ».

Avez-vous également conclu un accord sur le personnel lors de la reprise ?

Gert : « Oui, nos collaborateurs clés devaient venir avec nous, c’était décidé comme ça (rire). Au départ, cela n’a pas beaucoup changé pour nous trois, cela s’est fait progressivement. Mais pour les quinze personnes de notre effectif à l’époque, Isabel Group pouvait faire des choses que nous ne pouvions pas, en termes de rémunération, par exemple. C’était fantastique pour notre équipe. Pour nous, nous avons pu suivre notre propre voie, surtout au début ».

Un mot pour terminer. Quels conseils donneriez-vous aux jeunes entrepreneurs ?

Thomas : « Assurez-vous de vous lancer avec les bons partenaires. Je ne pense pas qu’il soit possible de trouver trois personnes plus complémentaires que Pieter, Gert et moi. Pieter est un excellent gestionnaire, Gert était comme un poisson dans l’eau avec les applications web, et j’avais une solide connaissance des data : chacun pouvait se consacrer à son propre domaine. Nous avons également toujours investi dans les personnes. Lors des entretiens d’embauche, nous avons laissé notre instinct parler plutôt que de privilégier un CV impressionnant. Nous avons souvent élargi notre équipe avec des profils atypiques (rire) ».

Pieter : « Tu m’ôtes les mots de la bouche. Au fil des ans, j’ai vu de nombreuses personnes se lancer dans différentes industries. Dans certaines de ces start-ups, j’avais un rôle de conseiller. À chaque fois, je pensais avec nostalgie à la rapidité avec laquelle nous pouvions prendre des décisions, chacun dans son domaine. Nous pouvions nous compléter mutuellement de manière incroyable, et c’était sans aucun doute l’un des catalyseurs les plus puissants de notre succès ».

Gert : « Amen (rire) ! En outre, osez construire des choses, faites-les tester par le marché et demandez de l’argent en échange. Des cycles courts et économiques, impliquer le client, intégrer les retours : nous avons beaucoup appris de tout cela. Les trois premières années, nous avions juste assez d’argent pour de nouveaux développements et un petit salaire ; cela nous permettait de garder les pieds sur terre. Notre parcours a vraiment dépassé nos attentes. Aujourd’hui encore, Clearfacts continue de croître et nous ne pouvons qu’en être extrêmement fiers ».

Et le monde (du logiciel) vit tout ce qu’il avait fait et tout cela était très bien. Un grand merci pour cette conversation inspirante !