Que connaît le cloud en matière de comptabilisation ? Bien plus qu’on ne l’imagine

ClearFacts Booking Factory : pour comptabiliser les factures les yeux fermés

L’encodage manuel des factures est et reste le lot de quelques bureaux comptables. Ce qui ne pose aucun souci quand le client n’a que quelques factures par mois, si ce n’est que le système n’est pas vraiment efficace. Bien sûr, plus le volume de factures augmente, et plus la charge de travail augmente. L’automatisation de la comptabilisation des factures élimine la paperasserie. Telle est précisément la mission de la Booking Factory, cœur battant du portail ClearFacts. Il s’agit en quelque sorte d’une “usine” qui prépare les propositions comptables sur la base de factures numérisées.

Concrètement, la Booking Factory opère en trois étapes qui s’enchaînent en toute transparence :

1. Reconnaissance

Encodage des reçus et des factures ? Très gourmande en temps, cette tâche est inéluctablement propice aux erreurs. Un système de reconnaissance automatique se charge d’extraire toutes les données utiles d’un document. A l’heure actuelle, de multiples solutions proposent l’automatisation de ce processus, avec le taux de reconnaissance comme facteur de différenciation déterminant. Toutefois, si l’application n’arrive pas à reconnaître toutes les informations utiles, il faut énormément de temps pour corriger et compléter manuellement les données.

Voilà pourquoi nous avons investi dans “ClearFacts AIR 2.0” (Automatic Invoice Recognition). La dernière version de notre logiciel reconnaît des données telles que la date de facture, la date d’échéance et les montants, et les convertit en texte numérique lisible en machine. Le tout en quelques secondes. Mais la grande nouveauté réside dans le fait qu’AIR 2.0 se fonde sur l’apprentissage automatique, et le logiciel est donc auto-apprenant. Chaque mois, le modèle est soumis à un entraînement basé sur les factures que le système n’est pas parvenu à reconnaître automatiquement à 100% le mois précédent. AIR 2.0 devient ainsi de plus en plus intelligent, ce qui réduit systématiquement le nombre d’interventions manuelles. Avec une “vraie” facture numérique, nous ne devons pas faire de reconnaissance. C’est l’avenir, mais nous avons besoin de cette étape pour y arriver.

2. Enrichissement automatique des factures

Dans un deuxième temps, la Booking Factory enrichit les données de base de la facture – automatiquement reconnues par AIR 2.0 – avec d’autres données provenant du logiciel comptable. En temps réel. Résultat de l’opération : une proposition comptable complète. Plus besoin pour le comptable de rechercher et d’insérer lui-même des informations telles que les comptes de grand livre ou les codes TVA : la Booking Factory s’en charge en se basant sur l’historique consigné dans le logiciel comptable.

3. Validation

L’approbation d’une proposition comptable se fait via une liste de travail, qui reprend toutes les propositions comptables d’un dossier. Il est possible de vérifier les données de chaque proposition comptable et, le cas échéant, de les compléter ou les corriger. La dernière étape consiste à valider la proposition comptable et à l’envoyer au logiciel comptable. Les connecteurs de ClearFacts permettent que ces propositions soient transmises dans le logiciel comptable sous-jacent sans la moindre étape intermédiaire manuelle.

En pratique

Le but premier de la Booking Factory est très clair : l’efficacité. Chacun en tire immédiatement parti, dès le premier dossier et dès le premier gestionnaire de dossier. Il n’est même pas nécessaire d’être comptable pour utiliser ClearFacts et tirer parti de ses possibilités. La Booking Factory, c’est une formule de comptabilisation simple, efficace et correcte qui peut être utilisée aussi par d’autres profils. Ainsi, avec la Booking Factory, le personnel administratif peut traiter jusqu’à 90% des factures d’une organisation.

On en trouve un bon exemple dans la manière dont Fiscal Team exploite la Booking Factory dans le cadre de la guerre des talents. La Booking Factory libère les comptables hautement qualifiés des tâches manuelles et répétitives pour leur permettre de se consacrer pleinement aux tâches à valeur ajoutée. Découvrez l’expérience de Fiscal Team.

Dans la pratique, tout qui gère plusieurs dossiers en même temps est régulièrement amené à se demander quel dossier doit être traité en priorité. Nous avons donc aussi élaboré une réponse à cette question. Grâce aux Service Level Agreements intégrés, ce sont toujours les fichiers les plus urgents qui sont soumis prioritairement au gestionnaire de dossier. La simple pression d’un bouton permet aux profils administratifs d’accéder eux aussi aux dossiers à traiter en priorité.

Données en temps réel du logiciel comptable

La Booking Factory est directement reliée avec le logiciel comptable utilisé, et ce en temps réel, c’est-à-dire à très grande vitesse. A cet effet, nous proposons différents connecteurs qui assurent la compatibilité de la Booking Factory avec les logiciels les plus courants tels que Adsolut, Exact Online, Expert/M, WinBooks, Wings et Sage BOB.

Cette connexion permet d’utiliser les données (historiques) du logiciel comptable pour enrichir les propositions comptables. Dans le même temps, l’intégration permet d’enregistrer les propositions comptables qui ont été validées sur notre plateforme comme écritures définitives dans le logiciel comptable.

ClearFacts est une solution cloud. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une connexion Internet pour accéder à vos fichiers à tout moment et en tout lieu. La formule s’avère très pratique, surtout si l’on sait que nombre d’entreprises ont aujourd’hui tendance à adopter un mode de travail hybride. 

Le bon état d’esprit

Les bureaux comptables qui investissent dans la numérisation s’attendent à bénéficier d’emblée de gains de temps significatifs. Il en est bien ainsi, mais le véritable gain repose toujours sur un mix d’outils numériques et d’un bon état d’esprit. A ce propos, ne manquez pas de consulter notre e-book “Cinq conditions pour la transformation numérique d’un bureau comptable”.

L’état d’esprit est bon ? Dans ce cas, nous mettons tout en œuvre pour optimiser l’efficacité et les gains de temps sur le lieu de travail à l’aide de la Booking Factory. Ce sont de telles petites solutions pratiques qui, souvent, font la différence au quotidien. Quelques exemples :

• Toutes les opérations sont accessibles via des raccourcis clavier
• Téléchargement rapide des factures : pendant que votre employé s’occupe d’un enregistrement, la Booking Factory exécute les téléchargements des PDF suivants en arrière-plan. De ce fait, vous n’attendrez pas deux secondes avant de pouvoir commencer à travailler avec la facture suivante
• Travailler avec deux écrans : le pdf de la facture à gauche, l’inscription à droite
• Modification du type de document : un document erronément qualifié de facture d’achat peut être facilement corrigé en facture de vente

Solution complète de pré-comptabilité

Notre objectif est et reste d’accroître l’efficacité du bureau comptable. Pour ce faire, nous restons à l’écoute des souhaits de nos clients et nous faisons appel aux technologies de pointe pour les solutions proposées. Plus de 400 clients en témoignent chaque jour, ClearFacts et la Booking Factory leur facilitent grandement la vie.

ClearFacts vous intéresse ? Dites-le nous. Nous sommes à votre disposition pour vous expliquer en 15 minutes – et sans engagement – tout ce que la Booking Factory peut faire pour vous.