La déclaration TVA en un temps record : l’énorme accélération numérique de Mensia

Le numérique s’impose dans la comptabilité à toute vitesse. Ceux qui s’accrochent aux processus manuels paient le prix en heures supplémentaires et en frustration. Bertrand Cardinal, la force motrice derrière la fiduciaire Mensia, a décidé de faire autrement. Depuis le passage à Clearfacts, l’organisation de sa fiduciaire a changé du tout au tout. « Le gain de temps est impressionnant », témoigne-t-il.

Une fiduciaire tournée vers l’avenir

Bertrand Cardinal est un vrai professionnel du secteur. Il dirige sa propre fiduciaire depuis 2002, aujourd’hui connue sous le nom de Mensia. Avec une équipe de six collaborateurs, ils accompagnent quelque 250 clients. Leur objectif ? Offrir un service de qualité maximale où les chiffres ne se contentent pas d’être justes, mais ont un sens concret pour le chef d’entreprise. Mais pour tenir cette promesse, il fallait d’abord mettre de l’ordre dans leur propre organisation interne.

Numériser sans résultat : quand le logiciel devient source de frustration

Avant de passer à Clearfacts, Mensia utilisait déjà un autre logiciel, mais l’expérience était loin d’être concluante. « On n’était vraiment pas satisfaits », se souvient Bertrand. « Le système était lent, truffé d’erreurs et causait d’énormes retards, précisément au moment où on ne pouvait pas se le permettre : les périodes TVA. »

Le résultat ? Une équipe constamment à la traîne et des clients qui n’obtenaient pas la réactivité qu’ils méritaient. Bertrand savait qu’il fallait changer quelque chose pour ne pas compromettre la croissance de sa fiduciaire. « C’était un choix stratégique de retourner sur le marché et de chercher un outil qui tienne vraiment ses promesses. »

La solution : du chaos documentaire à une seule source de vérité

Après une démonstration convaincante, la décision était prise : Mensia choisissait Clearfacts. La mise en place s’est faite sans accroc, notamment grâce à une bonne communication auprès des clients. Et les résultats n’ont pas tardé.

« Les trois principaux avantages ? Un : une uniformité dans le traitement de l’information grâce à la plateforme centrale. Deux : le lien fluide avec notre comptabilité. Et trois : c’est un outil qui évolue en permanence », explique Bertrand.

Pour les collaborateurs de Mensia, le quotidien a radicalement changé. Là où ils perdaient auparavant des heures à encoder manuellement, la reconnaissance intelligente de Clearfacts fait en sorte que les documents sont quasi automatiquement prêts à être traités. « C’est impressionnant le temps qu’on gagne lors de l’encodage pour la TVA. Ça nous laisse la place pour vraiment conseiller nos clients. »

« Si vous êtes comptable et que vous n’avez pas encore choisi de programme de digitalisation : regardez Clearfacts et vous comprendrez immédiatement pourquoi nous avons fait le pas. »

Une image plus moderne, une relation client améliorée

La transition numérique a aussi donné à Mensia une image plus moderne. Via l’application Kyte, les clients peuvent désormais créer facilement leurs propres factures de vente, suivre leurs comptes bancaires et transmettre des documents directement. La collaboration s’en trouve fluidifiée : le comptable ne doit plus relancer ses clients pour obtenir des documents, mais se positionne comme un véritable conseiller aux côtés du chef d’entreprise.

Bertrand est catégorique : « La numérisation n’est pas un coût, c’est une nécessité. Elle rend notre travail plus agréable et notre service meilleur. » Son conseil aux collègues qui hésitent encore ? « Osez franchir le pas. Le gain de temps est impressionnant, la marge d’erreur diminue et vous retrouvez la sérénité. »