De btw-aangifte in een recordtijd: de enorme digitale sprong voorwaarts van Mensia Fiduciaire

De digitale trein in de accountancy dendert voort. Wie blijft stilstaan bij manuele processen, betaalt de prijs in overuren en frustratie. Bertrand Cardinal, de drijvende kracht achter Mensia Fiduciaire, besloot het anders aan te pakken. Sinds de overstap naar Clearfacts is de workflow op zijn kantoor onherkenbaar veranderd. “De tijdswinst is indrukwekkend,” vertelt hij.

Een kantoor met een visie op de toekomst

Bertrand Cardinal is een rot in het vak. Al sinds 2002 runt hij zijn eigen fiduciaire, vandaag bekend als Mensia. Met een team van zes medewerkers ondersteunen ze ongeveer 250 klanten. Hun doel? Een maximale dienstverlening bieden waarbij de cijfers niet alleen kloppen, maar ook écht iets betekenen voor de ondernemer. Maar om die belofte waar te maken, moesten ze eerst hun eigen interne keuken op orde krijgen.

Digitaliseren zonder resultaat: als de software de bron van frustratie vormt

Voor de overstap naar Clearfacts werkte Mensia al met een andere software, maar dat was allerminst een succesverhaal. “We waren echt niet tevreden.” blikt Bertrand terug. “Het systeem was traag, zat vol fouten en zorgde voor enorme vertragingen, net op de momenten dat het erom spande: de BTW-periodes.”

Het resultaat? Een team dat constant achter de feiten aanliep en klanten die niet de snelheid kregen die ze verdienden. Bertrand wist dat er iets moest veranderen om de groei van zijn kantoor niet te hypothekeren. “Het was een strategische keuze om opnieuw de markt op te gaan en te zoeken naar een tool die wél deed wat hij beloofde.”

De oplossing: Van documentchaos naar één ‘source of truth’

Na een overtuigende demo was de kogel door de kerk: Mensia koos voor Clearfacts. De implementatie verliep vlot, mede door een goede communicatie naar de klanten toe. En de resultaten lieten niet lang op zich wachten.

“De drie grootste voordelen? Eén: een uniformiteit in de verwerking van informatie dankzij het centrale platform. Twee: de naadloze link met onze boekhouding. En drie: het is een tool die constant blijft evolueren,” legt Bertrand uit.

Voor de medewerkers van Mensia is de dagelijkse werking drastisch veranderd. Waar ze vroeger uren verloren aan manuele input, zorgt de slimme herkenning van Clearfacts ervoor dat documenten bijna vanzelf klaarstaan voor verwerking. “Het is indrukwekkend hoeveel tijd we winnen bij het inboeken voor de BTW. Dat geeft ons de ruimte om écht advies te geven aan onze klanten.”

“Als je als accountant nog geen digitaliseringsprogramma hebt gekozen: kijk naar Clearfacts en je begrijpt meteen waarom wij de klik maakten.”

Korter op de bal voor een modern imago

De digitaliseringsslag heeft Mensia ook een moderner imago bezorgd. Via de Kyte-applicatie kunnen klanten nu zelf eenvoudig verkoopfacturen maken, hun bankrekeningen volgen en documenten direct aanleveren. Dit zorgt voor een vlottere samenwerking waarbij de accountant niet langer hoeft te “zeuren” om documenten, maar als een waardevolle adviseur naast de ondernemer staat.

Bertrand is formeel: “Digitalisering is geen kost, het is een noodzaak. Het maakt ons werk plezanter en onze service beter.” Zijn advies aan collega’s die nog twijfelen? “Durf de stap te zetten. De tijdwinst is indrukwekkend, de foutmarge daalt en je krijgt je gemoedsrust terug.”