Arfibo : un workflow unique grâce à Clearfacts
La boîte en carton remplie de tickets de caisse appartient peut-être en grande partie au passé, mais l’énorme flux de documents numériques reste un défi pour de nombreux bureaux comptables. Jusqu’il y a peu, c’était aussi le quotidien d’Arfibo SRL à Waregem. Gestionnaire de dossiers et responsable de la digitalisation, Alexine Lavaert raconte comment le passage à Clearfacts a réuni documents, collaborateurs et clients dans un seul workflow clair.
D’un traitement des documents pénible et d’une multiplication d’apps clients à un canal centralisé
Arfibo existe depuis 1999. L’équipe compte dix collaborateurs et gère un portefeuille de 600 dossiers actifs.
Exact Online sert de base à la comptabilité et Silverfin est utilisé pour le reporting et la clôture annuelle. Entre la réception des pièces et leur comptabilisation effective, un problème persistait : le traitement numérique laissait trop à désirer. Les collaborateurs devaient sans cesse corriger des documents à la main, ce qui leur prenait énormément de temps.
Dans le même temps, les clients se sont mis à prendre de leur côté des abonnements à toutes sortes d’applications de facturation et de scan.
« Les entrepreneurs attendaient de nous que nous puissions travailler avec toutes ces plateformes différentes », explique Alexine. « En cas de problème, ils nous appelaient au lieu de contacter le support du fournisseur. Cela mettait énormément de pression sur notre équipe. »
Les pièces arrivaient par e-mail, par WhatsApp et parfois même encore sur papier pendant la dernière semaine du trimestre. La vue d’ensemble disparaissait et la pression restait forte pendant les mois de TVA.
Après mûre réflexion, le choix s’est porté sur Clearfacts
Alexine avait déjà travaillé avec Clearfacts dans une fonction précédente. Elle savait qu’elle pouvait compter sur la reconnaissance de la plateforme et comment elle fonctionnait concrètement. Après avoir comparé plusieurs outils, Arfibo a choisi Clearfacts comme porte d’entrée centrale pour tous les documents.
L’intégration avec Exact Online a fait la différence. Les propositions d’imputation se synchronisent directement avec les dossiers sous-jacents. Pour les collaborateurs, l’éparpillement a disparu : les documents arrivent désormais par un seul canal.
À fond d’emblée : pleinement opérationnel en moins de 2 mois
Beaucoup de fiduciaires repoussent une migration par crainte de perdre du temps. Chez Arfibo, on a délibérément opté pour un démarrage rapide.
« Le plan initial était de commencer prudemment avec uniquement les dossiers qui fonctionnaient déjà en numérique », explique Alexine. « Lors des premiers tests, nous avons vu à quelle vitesse nos collaborateurs prenaient le logiciel en main. Nous n’avons pas hésité : nous avons immédiatement basculé et migré tous les dossiers d’un seul coup. »
Deux mois après la décision, tout le bureau travaillait sur la plateforme. Jelle, Success Manager chez Clearfacts, a assuré la formation et accompagné le lancement.
« Nous n’avons pris aucun retard », précise Alexine. « Pour être honnête, c’est le choix de la mise en page de notre propre page de connexion qui nous a pris le plus de temps. »
Du calme au bureau et des clients mieux informés
Depuis janvier 2025, Arfibo traite les trimestres autrement.
Aujourd’hui, la majorité des documents arrive automatiquement. Les clients chargent eux-mêmes, jour après jour, les factures restantes ou les tickets isolés via le portail web ou leur smartphone. Le travail se répartit ainsi uniformément sur le trimestre et le pic classique lié à la TVA disparaît.
La communication avec les clients a elle aussi évolué. Auparavant, lorsqu’un entrepreneur demandait des chiffres intermédiaires, le gestionnaire de dossiers devait établir une situation à part.
Aujourd’hui, les clients voient immédiatement où ils en sont en se connectant à Clearfacts. « Cela donne des questions plus ciblées », constate Alexine. « Les clients ont eux-mêmes une vision claire de leurs chiffres. Nos échanges sont donc plus fluides et les questions beaucoup plus concrètes. »
Un investissement qui se rentabilise
La digitalisation entraîne aussi des coûts logiciels. Arfibo a décidé de les répercuter sur le client.
« Au début, on entend parfois la question : pourquoi le client devrait-il payer si nous avons moins de travail ? », raconte Alexine avec pragmatisme. « Dès que les entrepreneurs constatent qu’ils retrouvent plus vite leurs documents, qu’ils paient leurs factures directement et qu’ils facturent facilement en numérique, la grande majorité en comprend la valeur ajoutée. »
« Beaucoup de bureaux pensent qu’ils sont trop petits pour ce type d’outils ou craignent un long trajet de migration. Chez nous, tout était en place en deux mois. On gagne du temps dès la première déclaration TVA. »
Alexine Lavaert, gestionnaire de dossiers chez Arfibo SRL
Prochaine étape
Le bureau envisage déjà d’aller plus loin dans l’automatisation. Les workflows de validation et d’approbation de Clearfacts constituent la prochaine étape pour renforcer encore les contrôles internes.
Aux confrères comptables qui hésitent à franchir le pas, Alexine adresse un message clair : « Beaucoup de bureaux pensent qu’ils sont trop petits pour ce type d’outils ou craignent un long trajet de migration. Chez nous, tout était en place en deux mois. On gagne du temps dès la première déclaration TVA. »
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