Arfibo: vlot naar één workflow
De kartonnen doos vol papieren bonnetjes mag dan grotendeels verleden tijd zijn, de enorme digitale documentenstroom blijft voor veel kantoren een uitdaging. Tot voor kort was dat ook bij Arfibo BV in Waregem de dagelijkse realiteit. Dossierbeheerder en digitaliseringsverantwoordelijke Alexine Lavaert vertelt hoe de overstap naar Clearfacts documenten, medewerkers en klanten samen in één duidelijke workflow samenbracht.
Van haperende documentverwerking en een wildgroei aan klant-apps naar één centraal kanaal
Arfibo bestaat sinds 1999. Het team telt tien medewerkers en beheert een portefeuille van zeshonderd actieve dossiers.
Exact Online vormt de basis voor de boekhouding en Silverfin dient voor de rapportering en jaarafsluiting. Tussen het binnenbrengen van de stukken en de effectieve boeking zat een hardnekkig knelpunt: de digitale verwerking liet te veel steken vallen. Medewerkers moesten documenten manueel blijven corrigeren en dat kostte handenvol tijd.
Tegelijk begonnen klanten op eigen houtje abonnementen af te sluiten op uiteenlopende facturatie- en scan-apps.
“Ondernemers verwachtten dat wij met al die verschillende platformen konden werken,” vertelt Alexine. “Als er iets misliep, belden ze naar ons in plaats van naar de support van de leverancier.Dat gaf een enorme druk op ons team.”
Stukken kwamen binnen via mail, WhatsApp en soms zelfs nog op papier in de slotweek van het kwartaal. Het overzicht verdween en de piekdruk tijdens de btw-maanden bleef hoog.
Gewikt, gewogen en voluit voor Clearfacts gekozen
Alexine had in een eerdere functie al met Clearfacts gewerkt. Ze kende de herkenningsgraad van het platform en wist hoe het in de praktijk presteerde. Na een vergelijking van verschillende tools koos Arfibo voor Clearfacts als centrale toegangspoort voor alle documenten.
De koppeling met Exact Online gaf de doorslag. Boekingsvoorstellen synchroniseren rechtstreeks met de achterliggende dossiers. Voor de medewerkers verdween de versnippering. Documenten komen nu via één kanaal binnen.
Meteen voluit: in minder dan 2 maanden volledig up-and-running
Veel kantoren stellen een migratie uit uit vrees voor tijdverlies. Bij Arfibo kozen ze doelgericht voor een vlotte doorstart.
“Het oorspronkelijke plan was om voorzichtig te starten met enkel de dossiers die al digitaal werkten,” zegt Alexine. “Tijdens de eerste testen zagen we hoe snel onze mensen met de software weg waren. We hebben niet geaarzeld: de knop meteen omgedraaid en alle dossiers in één beweging overgezet.”
Twee maanden na de beslissing werkte het hele kantoor op het platform. Clearfacts Success Manager Jelle verzorgde de opleiding en hielp bij de opstart.
“We hebben geen vertraging opgelopen,” zegt Alexine. “Eerlijk gezegd kroop de meeste tijd nog in het kiezen van de layout voor onze eigen inlogpagina.”
Rust op de werkvloer en beter geïnformeerde klanten
Sinds januari 2025 verwerkt Arfibo de kwartalen op een andere manier.
Het merendeel van de documenten komt vandaag automatisch binnen. Resterende facturen of losse bonnetjes laden klanten doorlopend zelf op via het webportaal of de smartphone. Daardoor spreidt het werk zich gelijkmatig over het kwartaal en verdwijnt de typische btw-piek.
De communicatie met klanten veranderde mee. Vroeger vroeg een ondernemer tussentijdse cijfers op en moest de dossierbeheerder een aparte staat opmaken.
Vandaag zien klanten meteen hoe ze ervoor staan wanneer ze inloggen op Clearfacts. “Dat zorgt voor gerichtere vragen,” stelt Alexine vast. “Klanten hebben zelf een duidelijk beeld van hun cijfers. Daardoor verlopen onze gesprekken vlotter en zijn de vragen veel meer to-the-point.”
Een investering die zichzelf terugbetaalt
Digitalisering brengt ook softwarekosten mee. Arfibo besloot die kost door te rekenen aan de klant.
“In het begin hoor je weleens de vraag waarom een klant moet betalen als wij minder werk hebben,” vertelt Alexine nuchter. “Zodra ondernemers merken dat ze documenten sneller terugvinden, facturen direct betalen en vlot digitaal factureren, begrijpt het overgrote deel de meerwaarde.”
“Veel kantoren denken dat ze te klein zijn voor dit soort tools of vrezen een lang migratietraject. Bij ons stond alles binnen twee maanden op poten. Het levert vanaf de eerste btw-aangifte tijd op.”
Alexine Lavaert, Dossierbeheerder bij Arfibo BV
Volgende stap
Het kantoor kijkt intussen naar verdere automatisering. De validatie- en goedkeuringsworkflows in Clearfacts worden de volgende stap om interne controles nog strakker te zetten.
Aan collega-accountants die twijfelen over een overstap geeft Alexine een duidelijke boodschap mee: “Veel kantoren denken dat ze te klein zijn voor dit soort tools of vrezen een lang migratietraject. Bij ons stond alles binnen twee maanden op poten. Het levert vanaf de eerste btw-aangifte tijd op.”
Wil je net als Arfibo BV komaf maken met versnippering en btw-stress?
Ontdek hoeveel tijd jouw kantoor kan winnen
Boek een persoonlijk kennismakingsgesprek op basis van jouw boekhoudpakket.
Gratis en vrijblijvend.
We tonen je precies waar Clearfacts je proces sneller maakt.
