La fiduciaire Camfisc travaille plus intelligemment et plus étroitement avec ses clients grâce à ClearFacts

Camfisc se veut plus qu’un cabinet d’expertise comptable qui traite les chiffres et les documents de ses clients. “Notre ambition a toujours été d’aider le client à bien gérer son entreprise”, déclare le directeur Wim Campe. En tant qu’expert-comptable et conseiller fiscal, il s’appuie sur un quart de siècle d’expérience dans le domaine du conseil aux entreprises. En investissant de manière cohérente et réfléchie dans la numérisation, Camfisc peut continuer à offrir cette valeur ajoutée à ses clients. “C’est pour cela notamment que nous avons choisi d’investir dans la plateforme ClearFacts”, souligne Wim Campe.

Camfisc emploie une quinzaine de spécialistes dans deux bureaux de Flandre orientale. Les services qu’offre la fiduciaire, ce sont essentiellement des conseils fiscaux et juridiques sur mesure, surtout aux PME de la région.

“Plus de la moitié de nos clients sont actifs dans le secteur de la construction et de l’immobilier”, déclare Wim Campe. “Un quart travaille dans le conseil et les TIC. Le quart restant est un mix de professions libérales et de sociétés de gestion dans d’autres secteurs d’activité”.

Une tradition familiale qui grandit avec son temps et ses clients

Wim Campe vient d’une famille d’experts-comptables. “Je suis né dans ce métier. Mon père et mon grand-père étaient tous deux dans la même entreprise”.

Tout au long de sa carrière, il a constaté que ce secteur changeait de manière indéniable et irrévocable. D’abord lentement, puis de plus en plus vite ces dernières années. Entretemps, la numérisation de sa profession est devenue une réalité.

Aujourd’hui, cette vague d’innovation technologique submerge tout. Même si ce comptable né ne s’en plaint pas du tout, il ne voudrait en aucun cas revenir à la comptabilité papier. Wim Campe est donc bien déterminé !

Je ne voudrais en aucun cas revenir à la comptabilité papier

Wim Campe
Directeur de chez Camfisc

À chaque période de TVA, on comptait ici 170 mètres courants de classeurs, remplis de documents que nous devions intégralement traiter en un temps record. Inutile de vous faire un dessin : c’était chaque fois hyper stressant

Wim Campe
Directeur de chez Camfisc

Réfléchi et orienté client : 2 ingrédients d’un processus de numérisation réussi

Camfisc est engagé dans un processus de numérisation depuis un certain temps déjà. “D’une certaine manière, nous avons fait notre premier pas vers la numérisation il y a une vingtaine d’années, lorsque nous avons introduit une politique de ‘cleandesk’ dans notre entreprise”, explique Wim Campe. “Dès cet instant, nous avons commencé à scanner systématiquement tous les documents comptables et à les conserver sous forme numérique, dans des dossiers séparés pour chaque client.

Après l’introduction de ce travail sans papier, d’autres étapes cruciales ont suivi, comme la récupération automatique des fichiers CODA. “Il y a une dizaine d’années, nous avons également investi dans un programme de scanning automatique, mais ce n’était qu’à usage interne, pas pour le client”.

Des gestionnaires de dossiers heureux, cela veut dire des clients satisfaits et une meilleure rentabilité

ClearFacts se charge notamment du traitement automatique des factures. L’un de ses principaux avantages, c’est une plus grande efficacité – et donc un gain de temps. Et tout le monde en tire parti. D’abord, le client lui-même, qui obtient un aperçu de sa situation financière beaucoup plus rapidement et peut donc réagir plus vite. Et son expert-comptable aussi!

“L’utilisation de ClearFacts n’allège pas seulement le travail administratif pour nos clients, elle rend également les tâches de nos employés beaucoup moins répétitives et donc plus attrayantes”, explique Wim Campe. “Cela leur permet surtout de libérer plus de temps pour les analyses, les conseils et les discussions avec nos clients. Ce qui, finalement, constitue l’essence même de notre métier”.

Enfin, et surtout, ClearFacts profite également à l’entreprise elle-même. Camfisc applique des tarifs forfaitaires. “Donc, plus vite nous pouvons traiter tous ces documents comptables, plus cela devient rentable pour nous en tant qu’opération commerciale.

Moins d’espace de stockage physique, moins de périodes ultra-chargées, moins de risques, mais surtout : moins de stress

Pour les collaborateurs de Camfisc, le gain de temps se traduit principalement par une réduction du nombre de pics et une diminution des pics existants. En permettant aux clients d’introduire des documents en continu dans ClearFacts, le pic traditionnel à la fin d’un trimestre est aplani.

“Comme les factures nous parviennent sur une base hebdomadaire ou mensuelle, la charge de travail est plus légère”, souligne Wim Campe. “L’impact de la période de pointe pour les déclarations de TVA est également atténué”, ajoute son collègue comptable Jarl Revyn, qui a accompagné la mise en œuvre de ClearFacts. “Ce qui veut dire que nous n’avons plus à subir ce stress intense tous les trois mois”.

Les déclarations de TVA entraînaient également des problèmes logistiques. “À chaque période de TVA, on comptait ici 170 mètres courants de classeurs, remplis de documents que nous devions intégralement traiter en un temps record. Inutile de vous faire un dessin : c’était chaque fois hyper stressant”, se souvient Wim Campe.

Et il y avait aussi un gros risque. Si des documents d’un dossier se retrouvaient dans un autre, il y avait un problème. D’un seul coup, deux dossiers étaient erronés. Le moins que l’on puisse dire est que travailler avec ClearFacts est également un soulagement d’un point de vue logistique”.

Mobilité et flexibilité : entrepreneurs et experts-comptables choisissent leur propre rythme (de travail)

Enfin, un autre avantage majeur de ClearFacts, c’est la flexibilité que cette plate-forme offre à l’utilisateur. Celui-ci peut travailler à tout moment, n’importe où. Et les employés de Camfisc ne sont pas les seuls à en bénéficier.

Les clients aussi peuvent désormais fournir et consulter leurs documents comptables plus facilement que jamais, indépendamment des heures d’ouverture, de la distance, du mode de livraison ou d’autres restrictions. “Nous avons des clients qui travaillent dans ClearFacts le week-end, depuis leur salon, en sirotant leur apéritif….Difficile d’imaginer meilleure publicité”, s’exclame Wim Campe en riant.