Hoe accountancy kantoor Camfisc slimmer en nauwer met haar klanten samenwerkt dankzij Clearfacts

Camfisc wil meer zijn dan een boekhoudkantoor dat de cijfers en documenten van zijn klanten verwerkt. “Onze ambitie is altijd geweest om de klant bij te staan in het management van zijn onderneming”, stelt bestuurder Wim Campe. Zelf steunt hij als boekhouder-fiscalist alvast op een kwarteeuw ervaring rond bedrijfsadvies. Door consequent en doordacht te investeren in digitalisering, kan Camfisc die meerwaarde ook blijven bieden aan zijn klanten. “Onze adoptie van het Clearfacts-platform is met name zo’n investering”, benadrukt Wim Campe.

Camfisc stelt een vijftiental gespecialiseerde medewerkers tewerk in twee kantoren in Oost-Vlaanderen. Centraal in de dienstverlening van het boekhoudkantoor staat het verstrekken van fiscaal en juridisch advies op maat, hoofdzakelijk aan kmo’s uit de regio.

“Meer dan de helft van onze klanten zijn actief in de bouw- en vastgoedsector”, vertelt Wim Campe. “Een kwart werkt in consultancy en ICT. Het resterende kwart is een mix van allerhande vrije beroepen en managementvennootschappen uit diverse andere sectoren.”

Een familiale traditie die meegroeit met haar tijd en haar klanten

Wim Campe stamt uit een geslacht van boekhouders. “Ik ben in dit vak geboren. Zowel mijn vader als mijn grootvader zaten in dezelfde branche.”

Die branche heeft hij doorheen zijn carrière wel onmiskenbaar én onherroepelijk zien veranderen. Eerst langzaam, maar de laatste jaren steeds sneller. Intussen is de digitalisering van zijn beroep zo goed als een feit.

Die golf van technologische vernieuwing valt vandaag echt niet langer te stuiten. Al vindt deze geboren boekhouder dat helemaal niet erg “Ik zou onder geen enkel beding terug willen naar de papieren boekhouding” , klinkt het vastberaden.

Ik zou onder geen enkel beding terug willen naar de papieren boekhouding

Wim Campe
Camfisc bestuurder

Elke btw-periode kwamen er hier 170 lopende meters aan classeurs binnen, vol met documenten die we allemaal binnen de kortste keren moesten zien te verwerken. Daar hoef ik geen tekening bij te maken: dat was telkens weer stressen

Wim Campe
Camfisc bestuurder

Doordacht en klantgericht, de 2 ingrediënten van een succesvol digitaliseringstraject

Voor zichzelf is Camfisc al langer een digitaliseringstraject aan het doorlopen. “In zekere zin hebben we een twintigtal jaren geleden al onze eerste stap naar digitalisering gezet, toen we een cleandeskbeleid in ons bedrijf invoerden”, verklaart Wim Campe. “Vanaf dan zijn we alle boekhouddocumenten systematisch gaan scannen en digitaal bijhouden, in aparte mapjes per klant.”

Na de invoering van dat papierloze werken volgden nog andere cruciale stappen, zoals het automatisch binnenhalen van CODA-bestanden. “Een tiental jaren geleden investeerden wij ook in een automatisch scanningprogramma, maar dat was enkel voor intern gebruik. De klant had er niets aan.”

En net dat is waar Clearfacts intussen het verschil maakt, meent Wim Campe. “Om de digitalisering te doen slagen, moet iedereen er enig voordeel uit kunnen halen: zowel klanten als medewerkers en, niet te vergeten, de onderneming zelf.”

Gelukkige dossierbeheerders zorgen voor gelukkige klanten én een betere rentabiliteit

Clearfacts staat onder meer in voor de automatische verwerking van facturen. Een van de belangrijkste voordelen die dat oplevert is meer efficiëntie – en dus tijdswinst. Daarbij is iedereen gebaat. Om te beginnen de klant zelf, die veel vlugger een zicht krijgt op zijn financiële situatie en daardoor ook korter op de bal kan spelen. Net als zijn boekhouder, trouwens.

“Het gebruik van Clearfacts verlicht niet alleen de administratie van onze klanten, ook het takenpakket van onze medewerkers wordt er een stuk minder repetitief door en wint zo aan aantrekkelijkheid”, verduidelijkt Wim Campe. “Maar bovenal laat het hen toe om meer tijd vrij te maken voor analyses, adviezen en besprekingen met onze klanten. En dat is toch de kern van wat wij doen.”

Last but not least is ook de onderneming zelf erbij gebaat. Camfisc werkt immers met forfaitaire tarieven. “Hoe sneller wij al die boekhouddocumenten kunnen verwerken, des te rendabeler dat voor ons wordt als commerciële operatie.”

Minder fysieke opslagruimte, minder piekmomenten, minder risico’s, maar vooral: minder stress

Voor de medewerkers van Camfisc vertaalt de geboekte tijdswinst zich in de praktijk vooral in een vermindering van het aantal piekmomenten en in het verkleinen van de bestaande pieken. Doordat klanten continu documenten kunnen aanleveren in Clearfacts, wordt de traditionele piek op het einde van een kwartaal bijvoorbeeld afgevlakt.

“Doordat de facturen wekelijks of maandelijks binnenkomen, ontstaat er een vlakkere workload”, merkt Wim Campe op. “Ook de impact van de piekperiode voor btw-aangiftes is minder groot”, vult zijn collega-boekhouder Jarl Revyn aan, die de Clearfacts-implementatie mee begeleidde. “Dat betekent dat we niet langer om de drie maanden een groot pak stress te verwerken krijgen.”

De btw-aangiftes brachten ook logistieke problemen met zich mee. “Elke btw-periode kwamen er hier 170 lopende meters aan classeurs binnen, vol met documenten die we allemaal binnen de kortste keren moesten zien te verwerken. Daar hoef ik geen tekening bij te maken: dat was telkens weer stressen”, herinnert Wim Campe zich.

Daar hing ook een groot risico aan vast. Kwamen documenten van de ene map in een andere terecht, dan had je een probleem. Dan waren er in één klap twee dossiers fout. Om maar te zeggen: ook in logistiek opzicht is werken met Clearfacts een verademing.”

Mobiel en flexibel: ondernemers en accountants krijgen de vrijheid om hun zelf hun (werk)ritme te bepalen

Een belangrijk voordeel van Clearfacts is ten slotte ook de flexibiliteit die het platform de gebruiker biedt om altijd en overal te werken. En daar zijn niet alleen de medewerkers van Camfisc mee gebaat.

Ook klanten kunnen nu makkelijker dan ooit hun boekhouddocumenten afleveren en raadplegen, onafhankelijk van openingsuren, afstand, methode van aanleveren of andere beperkingen. “Wij hebben klanten die in het weekend vanuit hun luie zetel, met een aperitiefje binnen handbereik, in Clearfacts aan het werk zijn.”

“Betere reclame kan ik mij eigenlijk niet indenken”, lacht Wim Campe.