De magie tussen pre-accounting- en boekhoudsoftware: dat geeft vonken voor je bedrijf

Maar er is een maar. Want voor je je boekhoudsoftware naar productieve hoogtes krijgt, moeten je collega’s zich nog altijd door vervelende pre-accountingtaken worstelen. (Financiële) documenten verzamelen, klanten achter hun veren zitten, onvolledige documentatie doorploegen en relevante info extraheren en omzetten: dat zijn behoorlijk tijdrovende to do’s.

Ook nog: bij manuele taken bots je vaak op menselijke beperkingen zoals bijvoorbeeld te late leveringen, ontbrekende of dubbele documenten en tikfouten.

Gelukkig hebben wij een oplossing.

Wat is pre-accounting?

Pre-accounting is een onmisbaar proces als je je onderneming vlot doorheen deze hectische tijden wil loodsen. Deze (niet zo boeiende) taken vallen onder die noemer.

Documenten verzamelen

Alle relevante ticketjes, rekeningen en facturen moet je op tijd verzamelen. Dat kunnen e-mails, afbeeldingen, pdf’s, papieren bonnen of e-facturen (in UBL-formaat) zijn.

Kostencodering en consolidatie

Geen relevante info zonder identificatie: alle uitgaande betalingen en ontvangen inkomsten moet je categoriseren en voorzien van de juiste, boekhoudkundige codes. Wat met alle documenten die betrekking hebben tot dezelfde transacties? Die consolideer je om dubbele gegevens te voorkomen.

Gegevens invoeren

De broodnodige data moeten correct in je boekhoudsoftware belanden.

Samengevat: pre-accounting omvat veel routinetaken die op zich geen resultaten opleveren, maar wel moeten gebeuren voor je met het echte boekhoudwerk kan beginnen.

Boekhoudsoftware, oh, wat een wonder.

Boekhoudsoftware bracht een verschuiving teweeg in het leven van accountants. Het automatiseren van het boekhouden, factureren, de loonadministratie en rapportage leidde tot nauwkeurigheid en inzicht, in een mum van tijd. Boekhoudpakketten die continu up-to-date blijven qua regelgeving, zijn ook adequaat bij het naleven van die regels. Accountants beheren nu feilloos enorme hoeveelheden financiële data en zijn altijd netjes voorbereid bij audits.

Waarom zou je het (tijdrovende, foutgevoelige en manuele) pre-accountingproces dan ook niet automatiseren?

Hoera, pre-accountingsoftware bestáát.

Pre-accountingsoftware neemt je repetitieve werk uit handen. En niet zomaar een klein beetje.

Documenten verzamelen

Pre-accountingsoftware haalt de financiële gegevens uit onder meer bonnen, facturen en bankafschriften rechtstreeks bij je klanten. Maar hoe dan?

Door hun tools aan te bieden waarmee ze hun eigen documenten scannen, uploaden of mailen via een laptop of mobiele app. Sommige van die tools krijgen toegang tot bankrekeningen, andere kunnen e-mails automatisch analyseren op basis van bonnetjes en facturen, zonder dat manuele hulp nodig is.

Nu e-facturatie vanaf januari 2026 het nieuwe normaal wordt, is de optie om e-facturen rechtstreeks via het Peppol-netwerk te ontvangen een groot pluspunt van pre-accountingsoftware.

Oh ja, er bestaat natuurlijk ook pre-accountingsoftware die integreert met boekhoudprogramma’s, CRM-systemen, e-commerce-
platformen en tools voor loonadministratie om financiële data te importeren.

Kostencodering en consolidatie

Pre-accountingsoftware gebruikt vaak OCR (Optical Character Recognition) om relevante data uit gescande documenten te halen. Soms zijn ook vooraf gedefinieerde regels en AI een optie om transacties te categoriseren en van de juiste boekhoudcodes te voorzien. Documenten die betrekking hebben op dezelfde transacties worden geconsolideerd.

Gegevensinvoer

Als je pre-accountingsoftware perfect integreert met je boekhoudsysteem, belanden de digitale en gecodeerde, financiële data automatisch in je boekhoudsoftware.

De voordelen van pre-accountingsoftware lonen de moeite:

• minder manueel werk
• tijdwinst
• grotere nauwkeurigheid
• gestroomlijnde financiële workflows

Logisch dat je accountancykantoor er zoveel vruchten van plukt.

Meer tijd voor (nieuwe) klanten

Met minder moeite meer documenten verwerken in kortere tijd: dat geeft je zoveel meer ruimte om (trouwe en nieuwe) klanten nog beter voort te helpen.

Loyaler personeel

Nu je medewerkers bevrijd zijn van de – laten we eerlijk zijn – saaie, tijdrovende taken, is er ruimte voor hen om te focussen op boeiend en meer lonend, adviserend werk. En gemotiveerde mensen geven kleur aan je zaak.

Nauwkeuriger werk

Geautomatiseerde processen laten weinig ruimte voor menselijke fouten en zorgen zo voor extra nauwkeurigheid.

Betere klantenservice

Als documenten en gegevens van klanten rechtstreeks in je boekhoudsoftware belanden, kan je gegevens in real time bijwerken; dat betekent dat stressvolle piekperiodes bij afsluitingen minder aan de orde zijn. Prettig gevolg: er is meer tijd om met klanten te communiceren, hen te briefen over de actuele stand van zaken of info over hun financiën te delen. Je heb altijd een realtimezicht op hun inkomsten en uitgaven.

Hogere bedrijfswaarde

Stel dat je ooit een fusie, overname of verkoop overweegt, weet dan dat uiterst geautomatiseerde accountancykantoren erg gegeerd zijn, en dat weerspiegelt zich in de prijs.

Pre-accountingsoftware rocks. Zéker met Clearfacts.

Clearfacts is een alles-in-één pre-accountingoplossing die naadloos integreert met de meeste boekhoudsoftware. Welk systeem je ook gebruikt, we zijn quasi zeker dat het een match is met Clearfacts.

Je sidekick voor e-facturatie

Je weet dat het Belgische e-facturatiemandaat een feit wordt op 1 januari 2026. Clearfacts is daar helemaal op voorzien. Onze tool kan e-facturen in UBL-formaat rechtstreeks via het Peppol-netwerk ontvangen en beheren. Zoek jij nog een eenvoudige manier om e-facturen te versturen? Dan voeg je gewoon de betalingsmodule Kyte van Clearfacts toe. Via het platform betaal je facturen zonder de Clearfacts-omgeving te verlaten.

Kostencodering op z’n allerbest

ClearFacts digitaliseert documenten met AIR 2.0-software en verrijkt ze door oudere data en bestanden uit je boekhoudsoftware te gebruiken. Onze tool categoriseert de info, kent kostencodes toe en stelt zelf boekingsvoorstellen voor. Deze AI-gestuurde functie geeft tevens een betrouwbaarheidscore en geeft zo je prioriteiten aan:

• Meer dan 90% betrouwbaar: het boekingsvoorstel is zeer nauwkeurig.
• 80-90% betrouwbaar: nakijken, graag.
• Minder dan 80% betrouwbaar: verificatie vereist.

Via machine learning leert Clearfacts continu bij van elke suggestie die je goedkeurt en elke aanpassing die je maakt. Dus hoe vaker je de technologie gebruikt, hoe beter die wordt in het beantwoorden van je pre-accountingnoden.

Communicatie met boekhoudsoftware

Het Clearfacts-klantenportaal is trouwens het enige pre-accountingportaal dat bidirectionele communicatie met boekhoudsoftware ondersteunt. Dit maakt automatisering mogelijk voor jou én je klant, met gegevensuitwisseling in real time en gebruiksvriendelijke dashboards voor het bekijken van belangrijke cijfers.

Uitstekende klantenservice

Clearfacts organiseert specifieke opleidingen om ervoor te zorgen dat je medewerkers alle functies volledig beheersen. In ons onderzoek van 2024 gaf 88% van de respondenten aan tevreden te zijn over onze helpdesk en support. 99% zei dat ze na de opleiding de tool direct konden gebruiken.

Klaar om de digitale snelweg naar efficiënt boekhouden te nemen?

Download ons gratis e-book voor meer informatie.