1 Algemeen

In deze verklaring wordt uitgelegd hoe Clearfacts BV/SRL (“wij”, “ons”, “onze”), kantoorhoudende te Posthoflei 1 / bus 1A, 2600 Antwerpen, België (telefoon: +32 3 369 55 66), als verantwoordelijke voor de verwerking, persoonsgegevens verwerkt die wij van u verzamelen via onze website www.Clearfacts.be, het Clearfacts SaaS-platform of via onze klantenportalen.

Clearfacts BV/SRL maakt deel uit van Wolters Kluwer Belgium NV (“hierna Wolters Kluwer”), met kantoren te Motstraat 30, 2800 Mechelen (tel: +32 15 36 10 00).

2 Updates van deze privacyverklaring

We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen, maar zullen dit in elk geval doen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. We zullen u, indien mogelijk, per e-mail op de hoogte brengen van eventuele belangrijke wijzigingen in deze verklaring. Deze verklaring werd voor het laatst gewijzigd en herzien in Nov. 2024.

3 Informatie die we verzamelen

3.1 Relatiebeheer

Wanneer u of uw bedrijf klant wordt van Wolters Kluwer , verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:

1. Identificatiegegevens: uw naam, e-mailadres, taalvoorkeur en telefoonnummer, tevens kennen wij u of uw bedrijf een klantnummer toe;
2. De producten die u of uw bedrijf gebruikt en factuurgegevens.

Wanneer we Clearfacts-productinformatie aan u moeten communiceren, gebruiken we soms in-app-meldingen, in welk geval we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u verzamelen:

1. Identificatiegegevens: uw IP-adres en Clearfacts-gebruikers-ID;
2. Verbindingsgegevens: uw HTTP-verzoek, browser- en systeeminformatie, sessieduur, uw land, datum en tijd van verbinding, bezochte pagina’s;
3. Overig: likes en clicks in de nieuwssectie.

Wanneer u of uw bedrijf leverancier of partner wordt van Wolters Kluwer , verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:

1. Identificatiegegevens: uw naam, professioneel e-mailadres, professioneel telefoonnummer;
2. Werkinformatie: uw werkgever en functietitel.

Wanneer u klant wordt van de dienst van Kyte, verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:

1. Identificatiegegevens: uw naam en titel, uw e-mailadres, uw fax- en telefoonnummers, uw taalvoorkeuren en uw IP-adres;
2. Bedrijfsgegevens: naam, adres, BTW-nummer, rechtsvorm, bankrekeningnummers en financiële dienstverleners van uw bedrijf;
3. Gegevens met betrekking tot beveiliging: beveiligingslogboeken, logboeken voor verbindingen en activiteiten en de user-agent van uw webbrowser.

3.2 Registratie voor onze Diensten

Wanneer u informatie over onze diensten aanvraagt, verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:

1. Identificatiegegevens: uw naam en titel, e-mailadres, telefoonnummer, informatie over het bedrijf waarvoor u werkt en uw IP-adres.
2. Gegevens met betrekking tot beveiliging: beveiligingslogboeken, logboeken voor verbindingen en activiteiten en de user-agent van uw webbrowser.
3. De berichten die u ons stuurt.

Wanneer u zich registreert voor onze diensten, verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:

1. Identificatiegegevens: uw naam, professioneel e-mailadres, professioneel telefoonnummer.
2. Informatie met betrekking tot de diensten die u gebruikt.

3.3 Gebruik van onze Diensten

Wanneer u betaalt voor uw abonnement op de Kyte facturatiemodule, verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:

1. Identificatiegegevens: naam, ID’s van derden (autorisatietoken van de ASPSP), IP-adres.
2. Financiële informatie: financiële identificatiegegevens (IBAN), crediteurenagent, informatie met betrekking tot betalingsopdrachten.
3. Gegevens met betrekking tot beveiliging: beveiligingslogboeken, user-agent van de browser

3.4 Klantenondersteuning

Wanneer we een schermdeelsessie met u starten, om u te ondersteunen bij het gebruik van onze producten, verzamelen we de volgende soorten persoonsgegevens over u:

1. Identificatiegegevens: uw naam en e-mailadres;
2. Alle informatie die wordt gedeeld tijdens de sessie voor het delen van het scherm (audio en video).

Wanneer u contact met ons opneemt via onze website of per telefoon, verzamelen we de volgende soorten persoonsgegevens over u:

1. Identificatiegegevens: uw naam en titel, e-mailadres en telefoonnummer;
2. Gegevens met betrekking tot uw bedrijf: uw bedrijfsnaam en uw functie binnen dat bedrijf;
3. Gegevens met betrekking tot beveiliging: uw IP-adres, beveiligingslogboeken, verbindings- en activiteitenlogboeken en de user-agent van uw webbrowser;
4. Alle aanvullende informatie die u zou opnemen in de berichten die u ons stuurt; en/of
5. Alle informatie die tijdens het gesprek wordt gedeeld.

We kunnen ook, wanneer u deze verstrekt, informatie verzamelen met betrekking tot uw persoonlijke assistent. Wanneer we u belangrijke informatie over de Kyte facturatiemodule verstrekken, verzamelen we in de service-interface de volgende soorten persoonsgegevens over u:

1. Identificatiegegevens: IP-adres; interne Clearfacts-gebruikers-ID
2. Verbindingsgegevens: HTTP-verzoek van de gebruiker, browser- en systeeminformatie, sessieduur, land, herkomst van de gebruiker, datum en tijd van verbinding, bezochte pagina’s
3. Overige: likes, clicks in de nieuwssectie

3.5 Marketing

Wanneer u zich aanmeldt voor en/of een evenement bijwoont dat wij organiseren, verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:

1. Identificatiegegevens: uw naam en titel, e-mailadres en telefoonnummer;
2. Gegevens met betrekking tot uw bedrijf: uw bedrijfsnaam;
3. Alle andere informatie met betrekking tot het evenement.

We verzamelen ook persoonlijke gegevens over u van andere organisatoren van evenementen waaraan u toestemming hebt gegeven om die persoonlijke gegevens met ons te delen. Wanneer u zich aanmeldt voor en/of deelneemt aan een webinar dat wij organiseren, verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:

1. Identificatiegegevens: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en IP-adres;
2. Gegevens met betrekking tot uw bedrijf: naam en btw-nummer;
3. Gegevens met betrekking tot beveiliging: beveiligingslogboeken, verbindings- en activiteitenlogboeken en de user-agent van uw webbrowser;
4. De vragen die u tijdens het webinar kan insturen.

Wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:

1. Identificatiegegevens: uw naam, uw professioneel e-mailadres en taalvoorkeur;
2. Werkgegevens: uw bedrijfsnaam en adres;

Uw toestel- en gebruiksinformatie worden ook verzameld wanneer u de nieuwsbrieven leest.

3.6 Website browsing

Terwijl u door onze website bladert, verzamelen we de volgende soorten persoonsgegevens over u:

1. Identificatiegegevens: uw IP-adres;
2. Gegevens met betrekking tot beveiliging: beveiligingslogboeken, verbindings- en activiteitenlogboeken en de user-agent van uw webbrowser;
3. Wanneer u ons toestemming geeft, verzamelen we ook gegevens met betrekking tot uw gebruik van de website, zoals de pagina’s die u hebt geraadpleegd of als u onze website in het verleden al heeft bezocht.

3.7 Andere

Als onderdeel van onze onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten kunnen we interviews met u afnemen of u vragen enquêtes in te vullen. We verzamelen dan de volgende soorten persoonsgegevens:

1. Identificatiegegevens: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer;
2. Werkinformatie: uw beroepsactiviteit, functietitel en werkgever;
3. Informatie gerelateerd aan uw werkgewoonten;
4. Informatie die tijdens het interview of de enquête wordt gedeeld.

Wanneer u ons een klokkenluidersmelding toestuurt, kunnen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u verzamelen:

1. Identificatiegegevens: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer;
2. Uw relatie met Wolters Kluwer ;
3. De informatie die u rapporteert, waaronder mogelijk informatie over andere personen.

4 Verwerkingsdoeleinden

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

1. Waar het nodig is voor de uitvoering van een contract tussenu en ons of om op uw verzoek stappen te ondernemen om een contract aan te gaan:
   • Om u en/of uw bedrijfsgebruikers in staat te stellen zich te registreren en gebruik te maken van onze diensten.
   • Om ons in staat te stellen onze relatie met onze leveranciers te beheren.
   • Om u belangrijke berichten te sturen met betrekking tot uw gebruik van de diensten.
   • Om u de door u gevraagde informatie te verstrekken en uw vragen te beantwoorden wanneer u contact met ons opneemt.
   • Om u ondersteuning te bieden wanneer u problemen ondervindt bij het gebruik van onze services.
   • Om de relatie tussen u, onze klant, en Wolters Kluwer te beheren.
   • Om uw bedrijf of vertrouwende partijen te factureren voor het gebruik van onze diensten.
   • Om de veiligheid van onze diensten, inclusief uw gegevens, te waarborgen.
   • Om u in staat te stellen zich te registreren voor en deel te nemen aan onze webinars of onze evenementen.
   • Om u in staat te stellen gebruik te maken van de diensten van het Clearfacts SaaS-platform en klantenportalen, inclusief het automatisch lezen van documenten en bestanden, het opstellen van conceptboekhoudingsdocumenten voor u en uw administratieve dienstverleners.
2. Waar u uw toestemminghebt gegeven:
   • Om op uw verzoek contact met u op te nemen en u meer informatie te verstrekken over onze diensten.
   • Om op uw verzoek contact met u op te nemen en een afspraak met u te maken.
   • Om ons in staat te stellen u promotionele aanbiedingen en informatie over andere Wolters Kluwer-producten te sturen, in overeenstemming met uw keuzes.
   • Om u enquêtes te sturen, zodat we feedback kunnen ontvangen, zodat we onze producten kunnen verbeteren.
   • Om uw feedback over onze producten en diensten te verzamelen.
   • Om een sessie voor het delen van schermen te starten wanneer u hierom vraagt om ondersteuning te krijgen.
   • Om cookies op uw browser te plaatsen en geavanceerde statistieken uit te voeren op basis van de informatie die deze cookies ons verstrekken.
   • Om ons in staat te stellen innovatieonderzoek uit te voeren, inclusief identificatie van productverbeteringen, op te lossen problemen, identificatie van nieuwe bedrijfsmodellen en oplossingen.
3. Waar nodig voor onze gerechtvaardigde belangen, zoals hieronder vermeld, en waar niet terzijde geschoven door uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden:
   • Om de veiligheid van onze en andere toepassingen, diensten, processen, websites en databases van Wolters Kluwer te verzekeren.
   • Om een spoor te behouden van onze zakelijke relaties met u, als bestaande of potentiële klant van Wolters Kluwer .
   • Om zakelijke correspondentie en zakelijke bijeenkomsten mogelijk te maken.
   • Om herziening van eerdere oproepen voor opleiding van agenten en voor kwaliteitscontrole mogelijk te maken.
   • Om sporen te bewaren van acties die zijn ondernomen tijdens sessies voor het delen van schermen.
   • Om bestaande klanten informatie te sturen over de evolutie van de Wolters Kluwer producten; u kunt te allen tijde verzoeken om deze communicatie stop te zetten via een uitschrijflink die onderaan elke communicatie aanwezig is.
   • Om onze diensten te verbeteren en nieuwe commerciële aanbiedingen te ontwikkelen door b.v. trends, terugkerende problemen, klantgedrag, door uw gebruik van onze diensten;
   • Om reclame te maken voor onze diensten bij bestaande klanten.
   • Om niet-nominatieve informatie te verkrijgen over de bezoekers die de websites van Wolters Kluwer raadplegen. Voor deze doeleinden hebben we een afwegingstest uitgevoerd, zoals de wet vereist, en hebben we vastgesteld dat, rekening houdend met de beperkte verzamelde persoonlijke gegevens, de uitgevoerde verwerking en uw redelijke verwachtingen, ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van deze verwerkingsactiviteiten niet wordt opgeheven door uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden.
4. Waar het voor ons noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals het melden van misdaad of poging tot misdrijf, of belastingaangifte.

5 Onthulling en overdracht van persoonsgegevens

Om onze diensten aan u te kunnen leveren en voor de bovenstaande doeleinden, moeten we uw persoonsgegevens delen met:

1. Personeel Wolters Kluwer met toegang op een “need to know”-basis en met contractanten die een vertrouwelijkheidsovereenkomst met ons hebben ondertekend.
2. Externe verwerkers, gevestigd in België, die ons enkel op basis van onze instructies ondersteunen bij de verwerking van uw persoonlijke gegevens en die onderworpen zijn aan passende vertrouwelijkheidsverplichtingen:
   • SurveyAnyplace, die ons een enquête-oplossing biedt.
   • Groep Arthur, die ons helpt met de organisatie van evenementen.
   • Speos, een leverancier van documentbeheeroplossingen waarmee we facturen via Zoomit kunnen verzenden of die ze kunnen afdrukken en naar u kunnen verzenden.
3. Externe verwerkers, gevestigd in de Europese Economische Ruimte, die ons enkel op basis van onze instructies ondersteunen bij de verwerking van uw persoonlijke gegevens en die onderworpen zijn aan passende vertrouwelijkheidsverplichtingen:
   • Microsoft, die onze oplossingen voor klantrelaties en schermdeling levert en onderhoudt.
   • Google Analytics, die ons eenvoudige statistieken geeft over het aantal unieke bezoekers op onze website.
   • Amazon Web Services (AWS), die verantwoordelijk is voor het hosten van onze website en applicaties.
   • Mollie, die ons een betalingsplatform biedt.
4. Externe verwerkers in de Verenigde Staten van Amerika, die ons enkel op basis van onze instructies ondersteunen bij de verwerking van uw persoonsgegevens en die onderworpen zijn aan passende vertrouwelijkheidsverplichtingen:
   • MailChimp, waarmee we bulkmailings kunnen versturen voor nieuwsbrieven en marketingcampagnes.
   • FreshWorks, die ons een ticketingsysteem levert om de verzoeken van u en die van andere klanten af te handelen.
   • FreshDesk, waarmee we e-mails kunnen verzenden als onderdeel van onze klantenondersteuning.
   • Beamer, die ons een applicatie-nieuws-push-oplossing biedt.
   • Storylane, waarmee wij u ondersteunende informatie kunnen verstrekken in onze oplossingen.
5. Overheidsinstellingen of regelgevende instanties in overeenstemming met onze rapportageverplichtingen.

6 Beveiliging en bewaring van gegevens

Uw persoonsgegevens zijn en blijven strikt vertrouwelijk. We nemen alle redelijke maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen. Dit omvat het opzetten van processen en procedures om de ongeoorloofde toegang tot of openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens tot een minimum te beperken. We zorgen ervoor dat de derde partijen waarmee we uw persoonsgegevens delen, ook over adequate beveiligingsmaatregelen beschikken. We bewaren uw persoonlijke gegevens zo lang als nodig is om de doeleinden te bereiken die zijn gedefinieerd in sectie 4 (Verwerkingsdoeleinden), met maximale bewaartermijnen zoals hieronder gedefinieerd:

1. Gegevens die zijn verzameld om een persoonlijk account op ons platform aan te maken, worden bewaard zolang uw account niet wordt verwijderd (op verzoek van u of uw bedrijf);
2. Contactgegevens en informatie die wordt gebruikt om u in staat te stellen contracten digitaal te ondertekenen, worden bewaard tot het einde van onze contractuele relatie.
3. Basis klantgegevens en factuurgegevens worden bewaard tot 10 jaar na het einde van onze contractuele relatie.
4. Gegevens die worden verzameld wanneer u diensten bij ons koopt, worden bewaard gedurende 10 jaar na het einde van onze contractuele relatie, zoals vereist door de Belgische wetgeving.
5. Gegevens die worden verzameld wanneer u contact met ons opneemt voor vragen of ondersteuning, worden 10 jaar bewaard.
6. Gegevens die worden verzameld wanneer u informatie over onze diensten aanvraagt, worden 3 jaar bewaard of totdat u ons verzoekt uw gegevens te verwijderen.
7. Oproepen en opnemen van schermdeling worden 1 maand bewaard.
8. Gegevens verzameld voor statistische doeleinden worden 14 maanden bewaard.
9. Gegevens die worden verzameld om u in staat te stellen zich te registreren en onze webinars bij te wonen, worden 12 maanden bewaard.
10. Gegevens die worden verzameld om u in staat te stellen zich te registreren en onze evenementen bij te wonen, worden bewaard gedurende 1 maand nadat de evenementen hebben plaatsgevonden.
11. Gegevens die via enquêtes worden verzameld, worden 12 maanden bewaard.
12. Technische en beveiligingslogboeken worden maximaal 6 maanden bewaard.
13. Gegevensback-ups, gemaakt om veiligheidsredenen, worden 4 weken bewaard;
14. Gegevens die voor marketingdoeleinden worden verzameld, worden bewaard zolang we uw toestemming hebben.
15. Informatie verzameld voor onderzoeks- en ontwikkelingsdoeleinden wordt 24 maanden bewaard.
16. Informatie verzameld als onderdeel van een klokkenluidersprocedure wordt bewaard tot het einde van het onderzoek of 10 jaar na de rechtszaak (indien van toepassing).

7 Gegevens met betrekking tot minderjarigen

Gebruikers van Clearfacts moeten minimaal 18 jaar oud zijn.

8 Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Er worden geen geautomatiseerde beslissingen over u genomen als onderdeel van de verwerking die in deze verklaring wordt beschreven. Een profiel van uw gedrag wanneer u onze website gebruikt, zal door Wolters Kluwer worden aangemaakt als u ermee instemt dat onze advertentie- en trackingcookies op uw computer worden geplaatst.

9 Uw rechten

U heeft het recht om ons te vragen om een kopie van uw persoonsgegevens, om ons te vragen om correctie, verwijdering of beperking (stopzetting van actieve) verwerking van uw persoonsgegevens en om de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, machineleesbaar formaat. Bovendien kunt u in bepaalde omstandigheden bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (met name wanneer we uw persoonsgegevens niet hoeven te verwerken om te voldoen aan een contractuele of andere wettelijke vereiste). Waar we om uw toestemming hebben gevraagd, kunt u deze toestemming op elk moment intrekken; dit heeft echter geen invloed op de verwerking die al heeft plaatsgevonden vóór de intrekking. U kunt uw toestemming, gekoppeld aan ons gebruik van cookies, intrekken door de cookies gekoppeld aan ons domein te verwijderen. U kunt de bovengenoemde rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen zoals beschreven in het gedeelte ‘Contact’ hieronder. Deze rechten kunnen beperkt zijn, bijvoorbeeld als het voldoen aan uw verzoek persoonlijke gegevens over een andere persoon zou onthullen, of als u ons vraagt om informatie te verwijderen die we wettelijk verplicht zijn te bewaren of waarvan we een dwingend gerechtvaardigd belang hebben om te bewaren. Als je onopgeloste problemen hebt, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

10 Contact

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of om welke reden dan ook contact met ons wilt opnemen in verband met de verwerking van uw persoonlijke gegevens, neem dan contact op door een e-mail te sturen naar wkbe-gdrp@wolterskluwer.com , of door een gedateerd en ondertekend verzoek aan Wolters Kluwer Belgium NV, Motstraat 30, 2800 Mechelen, België.