Tien jaar Clearfacts: een ambitieuze trip down memory lane

• Naam: Clearfacts
• In ambitieuze breinen ontsproten: 2012
• Oprichters: Gert Vrebos, Pieter Evenepoel en Thomas Hontelé
• Naar de markt: 2013
• Eerste grote klant: 2014
• Onder de vleugels van Isabel Group: 2018

Isabel Group zit met een jarige in huis. Clearfacts heeft tien kaarsjes op de taart staan en daar hoort wat vuurwerk bij. De tool staat bekend als de  oplossing voor digitale documentenverwerking. Nogal uniek in zijn soort en met meer dan 90.000 dossiers op de (uiteraard digitale) teller. Maar toen de tool nog een tooltje was, had niemand kunnen denken dat het zo’n succesverhaal zou worden. Ook de oprichters niet.  Gert, Pieter en Thomas graven in hun (niet-digitale) archief voor een inspirerende trip down memory lane. Toen wel jong, maar zeker niet gek.

Ambitieus bloed kruipt waar het niet gaan kan. Wie zit er achter dit boeiende verhaal?

Gert: “Ik heb een achtergrond in IT, ontwikkelde ook al webapplicaties voor Clearfacts. Thomas en ik kennen elkaar van in onze studententijd. Allebei gedreven, en veel goesting om samen iets op poten te zetten.”

Pieter: “Ik heb een ver verleden als consultant, en als zelfstandige projectleider. Maar na 20 jaar was ik klaar voor een nieuwe uitdaging. Ik kende Thomas van vorige projecten en hij bracht me op ’n goeie dag in contact met Gert en nog een aantal andere toffe gasten. Zo groeide langzaam het idee om onze pijlen op het ondernemerschap te richten.

Thomas, jij bent de lijm van het trio, als ik het goed begrepen heb.

Thomas: “Als je het zo wil noemen, ja (lacht). Ik ben informaticus van opleiding, een eerder technisch profiel dus. Data analyseren, manipuleren en transfereren heeft me altijd erg geboeid. Niet onlogisch dat integraties en enorme datastromen in goeie banen leiden mijn verantwoordelijkheid werd bij Clearfacts.

Even terug naar the very first beginning. Welk heersende noden deden de Clearfacts-kiem groeien?

Gert: “Wel, we zijn eigenlijk met Clearfacts begonnen omdat we vonden dat we samen iets moesten doen. Er was minder nood op de markt dan wij nood hadden om ons ei kwijt te kunnen (lacht).”

“Initieel was Clearfacts een soort van onlinerapporteringsplatform, ver weg van de wereld van accountants. Na anderhalf jaar beseften we dat er niet de  hefboom in zat waarop we hadden gehoopt. Het product was er, een soort van Power Bi avant la lettre, maar de verkoop ervan lag lastiger. We hadden implementatietrajecten lopen bij steden en gemeenten – Leuven en Antwerpen om precies te zijn – en die waren erg arbeidsintensief.”

Thomas: “We zijn toen met onze tool bij Paul Van Looveren gaan aankloppen, de boekhouder van applicatiebedrijf Tactics waar Gert toen ook werkte. Maar waar Paul en bij uitbreiding zijn IT’er Dirk Martens in de eerste plaats tegen aan bleken te botsen, was het ontbreken van een digitale documentenstroom. En hun probleem werd voor ons een godsgeschenk.”

Die uitdaging was jullie op het lijf geschreven.

Thomas: “Absoluut. We breidden onze focus uit van puur rapporteren naar het digitaliseren van de documentenstroom, en de terugkoppeling ervan naar de gebruikers via dashboards. De weg naar een specifieke oplossing voor de accountancysector was ingeslagen. Paul en Dirk zetten er mee hun schouders onder, en voilà, Clearfacts was a (clear) fact.”

“We gaven het idee ook vorm in een dossier dat we indienden bij het Instituut voor Wetenschappen en Technologie (IWT). En dat is het materiaal dat vandaag nog altijd rechtstaat. Clearfacts is een abonnementsmodel; heel belangrijk, want het zorgt voor recurrente inkomsten.”

“Als iemand ons idee wil kopiëren,
zal daar héél veel werk en toewijding aan vooraf moeten gaan.”

Om zo’n succesvolle onderneming uit de grond te stampen, moet je weten waar de klepel hangt. Waar zit de power?

Pieter: “Ik als niet-IT’er sta nog altijd met verbazing naar onze oplossing te kijken, zelfs na al die jaren (lacht). Ik ben ook vandaag nog altijd actief in de  softwarewereld en bij het zien van andere toepassingen, valt het me telkens op dat geen enkele al onze special forces heeft. We waren pioniers op het vlak van bi-directionele connectoren, factuurherkenning, de sprong naar de cloud.

Gert: “Dat laatste was toen vrij uniek, en is een onmisbare stap richting veiligheid. Als je een digitaal archief wil zijn, is een waterdichte back-up een absolute must. Daarnaast waakten we over een gebruiksvriendelijk concept. Elke functie die we aan de tool toevoegden, moest er op een logische manier in passen. Dat betekende soms ook: oude in vraag stellen en ze schrappen indien overbodig.”

“Softwaredevelopers hebben niet altijd de grootste affiniteit met user experience, maar Pieter als productmanager des te meer. Hij heeft – zeker in de eerste jaren – heel hard gewogen op het design van de toepassing, tekende de juiste flows uit zodat alles een coherent geheel vormde.”

Thomas: “En minstens even belangrijk op het vlak van gebruiksvriendelijkheid: een zeer bereikbaar en altijd enthousiast supportteam. Onze klanten helpen, was al van bij het begin een prioriteit. We horen heel vaak dat ze zich bij ons welkom voelen met hun vragen en in onze jaarlijkse enquêtes zijn de scores voor klanttevredenheid exceptioneel hoog.”

Bi-directionele connectoren zijn unieke features van Clearfacts. Wat maakt ze zo speciaal?

Thomas: “Wij hebben met de grote boekhoudsoftwarepakketten in Vlaanderen, en ondertussen ook in Wallonië en Luxemburg, connectoren ontwikkeld. Die koppelen onze Clearfacts-webapplicatie met boekhoudpakketten. Ze zorgen dat alles wat de gebruikers online ingeven, wordt weggeschreven. De accountant vindt alle facturen meteen in zijn boekhoudsoftware, zonder iets te moeten doen én inclusief een volledig boekingsvoorstel.”

En de concurrentiële tools hadden of hebben deze eigenschap niet?

Thomas: “Nee, niemand ging en gaat zover om die facturen ook in te boeken. Als iemand ons idee wil kopiëren, zal daar héél veel werk en toewijding aan vooraf moeten gaan. De opzet is technisch allerminst eenvoudig om te laten draaien, ondertussen goed voor 40 miljoen facturen per jaar en met meer dan 90.000 dossiers die elke dag geconsulteerd worden.”

Pieter: “De technologie, de dataverwerking en de infrastructuur die je nodig hebt samen met de perfecte kennis van hoe een boekhouding in elkaar zit: dat is een combinatie die niet zo voor het grijpen ligt.

Een betaalbare oplossing die ingenieus in elkaar steekt; kan hier ooit nog een concurrent tegenop?

Pieter: “Dat is inderdaad een positie die je moet proberen te bereiken. Dat je product zowel technisch, qua gebruiksvriendelijkheid als price wise zo goed in de markt staat dat het potentiële ontwikkelaars afschrikt. Natuurlijk hebben we de voorbije jaren enkele concurrenten zien opstaan, maar na verloop van tijd verdwenen ze dan blijkbaar toch weer uit het straatbeeld (lacht).”

Gert: “Wij waren vrij innovatief met de manier waarop we onze prijs zetten; Clearfacts was een SaaS-oplossing, klanten betaalden een vast bedrag per maand. In het huidige softwarelandschap is dat schering en inslag, maar toen was dat allemaal nieuw. Ik herinner me nog discussies met accountants die niet happig waren om in zo’n recurrent abonnementenmodel te stappen. Ze zagen het puur als een kost terwijl die uiteindelijk heel snel terug te verdienen was.”

“Of we ooit gedacht hebben dat het ons niet ging lukken?
Honderd keer.”

Welke commerciële krachten hebben jullie destijds op de rails gezet?

Pieter: “Wel, je moet eerst iemand hebben die met jou in zee wil gaan. Zoals je een huisbankier hebt, heb je ook een huisboekhouder. Bij ons was dat Paul van Looveren. Hij bracht niet alleen het idee aan, maar werd met bedrijf Cefiac ook onze eerste klant. Rijk zijn we er toen niet van geworden, integendeel; maar het vertrouwen van Paul opende wel nieuwe deuren voor ons.”

“Dirk Martens bracht ons niet veel later in contact met AC|S Accountants uit de Kempen, een veel groter kantoor met meer dan honderd werknemers. CEO Werner Van Hooghten was een echte believer ; AC|S is tot op vandaag een van Clearfacts’ grootste klanten.

“Daarnaast hadden we het geluk dat we in de eerste jaren twee nog grotere kantoren konden strikken: Vandelanotte in Kortrijk en SBB in Leuven. Zij gaven ons de nodige credibiliteit in de markt, schotelden ons projecten voor zodat we wat extra inkomsten konden genereren. Die kantoren waren ook fan van onze white labeling : ze stapten naar hun klanten in hun eigen branding en niet onder de naam Clearfacts. Voor ons was het om het product en de technologie te doen, onze naam hoefde niet zozeer in de spotlights te komen. We hadden de indruk dat als de tool werkte, die zichzelf verkocht.”

Het lijkt alsof jullie verhaal als een speer uit de startblokken schoot.

Gert: “Het is inderdaad razendsnel gegaan, al voelde dat voor ons op dat moment niet zo aan. Weet je, je maakt plannen waarin je erg gelooft en je ziet dingen bewegen in de goede richting. Maar het tempo is niet zoals je zou willen, en dat ontmoedigde ons soms. Wel honderd keer hebben we gedacht: mannen, dat gaat hier nooit lukken (lacht).”

Pieter: “Haha, zo is dat. En dan organiseerden we een hackathon, ergens in een hut of een zaaltje of zo.  Ik herinner me dat we dan met z’n drieën dagen naar een probleem stonden te kijken, en de kiem van de oplossing – of zelfs de volledige oplossing – plots zagen liggen. Die aha-momenten motiveerden ons altijd om verder te gaan.”

“Als je andere succesverhalen bekijkt, hebben wij enorm snel ons parcours afgelegd. Van oprichting, over enkele kandidaat-kopers tot de overname door grote speler Isabel Group, zijn niet meer dan vijf jaar gegaan.”

“We verkochten Clearfacts in volle bloei.
Daar voelden we ons comfortabel bij.”

Hebben jullie Clearfacts zelf te koop aangeboden, of stonden potentiële overnemers al eerder op de stoep?

Pieter: “Wij waren absoluut niet van plan om al zo snel te verkopen. We hadden daarvoor een termijn van zeven à tien jaar in gedachten. Maar soms komen onverwachte dingen op je pad, en plots waren er twee partijen die hun interesse niet onder stoelen of banken staken. Wij hebben niet heel lang stilgestaan of het nu wel of niet het goede moment was om afstand te doen van ons figuurlijk kind, of eindeloos gediscussieerd over bedragen. We hebben Clearfacts verkocht in volle groei, en daar voelden wij ons alle drie comfortabel bij.”

Sloten jullie ook een deal over jullie overname als persoon?

Gert: “Ja, het key personnel moest mee, dat was zo afgesproken (lacht). Voor ons drieën veranderde in het begin niet zoveel, dat gebeurde langzaamaan. Maar voor vijftien mensen op onze payroll kon Isabel Group dingen waarmaken die wij niet konden, qua verloning en zo. Voor ons team was dat fantastisch. Wijzelf hebben, zeker in het begin een hele tijd een vrije koers kunnen varen.”

Even naar de hype rond AI. Waait die over tot in de Clearfacts-contreien?

Thomas: “Ik kom zelf nog weinig rechtstreeks in contact met onze klanten, maar ik hoor alvast geen echo’s over mogelijke angst of twijfels. Wij gebruiken machine learning vooral om zoveel mogelijk facturen volautomatisch te verwerken, zodat boekhouders daar geen seconde tijd aan moeten besteden.”

“We zijn nu volop bezig met projecten die proberen te voorspellen hoe een accountant documenten zou verwerken, op basis van de gigantische geschiedenis die wij voorhanden hebben. Ook voor onze documentherkenning zetten we AI in; die detecteert foutjes en lost ze meteen ook op. We hebben een specialist ter zake in huis die járen ervaring op ons loslaat; ik vorm samen met hem het machine leaning-duo. Aan uitdaging géén gebrek hier (lacht).”

Nog eentje om af te sluiten. Welk advies zouden jullie aan jonge starters geven?

Thomas: “Zorg dat je de sprong waagt met de juiste compagnons. Ik denk dat je werkelijk geen drie mensen kunt vinden die meer complementair waren dan Pieter, Gert en ik. Pieter als eersteklas manager, Gert was de vis in het water qua webapplicaties en ikzelf had een stevig pak datakennis: iedereen kon zich smijten in zijn eigen domein. Wij hebben ook altijd geïnvesteerd in mensen. Bij sollicitaties lieten we onze gut feeling eerder spreken dan een chique cv. We hebben ons team niet zelden uitgebreid met atypische profielen (lacht).”

Pieter: “Je neemt me de woorden uit de mond. Ik heb doorheen de jaren heel wat mensen zien ‘opstarten’, in verschillende sectoren. Bij sommige van die start-ups had ik een adviserende rol. Telkens dacht ik met nostalgie terug aan hoe snel wij toch beslissingen konden nemen, ieder op zijn terrein. Elkaar zo kunnen aanvullen, was zonder twijfel een van de krachtigste katalysators van ons succes.”

Gert: “Amen to that (lacht). Voorts nog: durf dingen bouwen, laat ze testen door de markt en vraag er geld voor. Korte kostbewuste cycles, de klant inschakelen, feedback verwerken: daar hebben we heel veel uit geleerd. Wij hadden de eerste drie jaar nét genoeg geld voor nieuw ontwikkelingen en een klein loon; dat hield ons met de voeten op de grond. Ons traject was werkelijk beyond expectations. Tot op vandaag groeit Clearfacts voort en daar kunnen we alleen maar ontzettend trots op zijn.”

En de (software)wereld keek en zag dat het goed was. Een welgemeende dankjewel voor dit inspirerende gesprek!