Dankzij Clearfacts staat Fiducial meer dan ooit ten dienste van de klant

Digitaal dichtbij

In digitale tijden volstaat louter fysieke nabijheid echter niet langer. Om ook in de digitale wereld dicht bij zijn klanten te staan, stelt Fiducial hun een eigen digitaal platform ter beschikking: MyFiducial. Dat platform, dat gewoon toegankelijk is via de website van Fiducial, is een gepersonaliseerde versie van het Clearfacts-platform

MyFiducial is zo herkenbaar en laagdrempelig dat volgens Felaniaina nog geen enkele klant het gebruik ervan heeft geweigerd. Nochtans verplicht Fiducial zijn klanten niet om ermee te werken. “Om een succesvolle introductie van Clearfacts te garanderen, hebben we al onze medewerkers een opleiding gegeven. Daarnaast hebben we in elk kantoor een vaste contactpersoon aangeduid die alle vragen van klanten en medewerkers beantwoordt. Zo vermijd je ook dat er een kloof ontstaat tussen je dossierbeheerders en hun cliënten.”

Economische én ecologische voordelen

Wat natuurlijk ook helpt om de adoptie van zo’n platform te versnellen, zijn de vele tastbare voordelen die het gebruik ervan oplevert, zowel voor de dossierbeheerders als voor hun cliënten. “Die voordelen zijn van praktische en economische aard, maar evengoed van ecologische aard”, merkt Felaniaina op. Dat laatste slaat natuurlijk op de enorme papierberg waar zij en haar collega’s vroeger mee worstelden. “Iedere dossierbeheerder heeft verschillende cliënten, die telkens goed zijn voor vele honderden documenten. Die moet je dan ook nog eens gedurende drie boekjaren bijhouden. Dat loopt al gauw op.”

Dankzij Clearfacts is de traditionele papierberg sterk verminderd en in het allerbeste geval zelfs zo goed als verdwenen. Bovendien zorgen de digitale verwerking en archivering van documenten ervoor dat de dossierbeheerders bij Fiducial nu een pak efficiënter en sneller kunnen werken. “Twee schermen vervangen vandaag de continue stroom aan papier die vroeger uit de printer kwam. We hoeven ook niet meer voortdurend over en weer te lopen naar die printer, maar kunnen ons nu veel meer focussen op de documenten zelf, zonder tijd te verliezen met de manuele verwerking ervan”, legt Felaniaina uit.

Werklast spreiden

Misschien wel het grootste voordeel voor de dossierbeheerders is dat zij niet langer hoeven te wachten om documenten te verwerken. Zij kunnen dat meteen doen. Zeker in combinatie met de verschillende diensten van CodaBox: de automatische verwerking van CODA (bankafschriften), SODA (sociaal secretariaat) en VOILA (automatisch verlenen van aankoopfacturen ) laat hen dat toe om hun klantendossiers regelmatig bij te werken. Vroeger moesten ze al die documenten op het einde van elk kwartaal in bulk zien te verwerken.

“Dat we de werklast beter kunnen spreiden, maakt onze job niet alleen aangenamer, we winnen er ook behoorlijk wat tijd mee. Daardoor kunnen we onze aandacht verleggen van louter operationele administratieve ondersteuning naar meer strategische taken met reële toegevoegde waarde, zoals proactieve analyses en gerichte, goed onderbouwde adviezen.” En daar wordt uiteindelijk ook de klant weer beter van. “Onze klanten moeten zich om te beginnen al minder verplaatsen. Verder hebben ze op elk moment toegang tot hun boekhouding, die tegelijk transparanter is dan ooit. Een document opzoeken was bijvoorbeeld nooit makkelijker. En als kers op de taart krijgen ze ook nog eens een beter inzicht in hun business en slimme adviezen op maat.”

“Fiducial heeft altijd al meer willen doen dan louter documenten en cijfers verwerken”, besluit Felaniaina. “Dankzij Clearfacts kunnen wij die adviserende rol nu nog beter opnemen en ons toeleggen op wat écht telt: de business van onze klanten versterken.”